Im Zusammenhang mit der Corona-Krise wurde der Freibetrag im Rahmen der Arbeitskostenregelung (WKR) erheblich ausgeweitet. Sie haben bis zum Jahresende Zeit, diesen zusätzlichen Freibetrag optimal zu nutzen.
Freiraum
Der Freiraum im Rahmen der WKR beträgt im Jahr 2020 für die ersten 400.000 € der steuerlichen Lohnsumme 3% (anstelle von 1,7%). Oberhalb von 400.000 € der steuerlichen Lohnsumme beträgt der Freibetrag 1,2%. Bei einer steuerlichen Lohnsumme von (beispielsweise) 750.000 € wird der Freibetrag wie folgt berechnet:
| 3% * € 400.000 = | € 12.000 |
| 1,2% * € 350.000 = | € 4.200 |
| Insgesamt | € 16.200 |
Bis zur Höhe des Freibetrags können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern steuerfreie Vergütungen und Sachleistungen gewähren. Voraussetzung ist jedoch, dass die Vergütung oder Sachleistung nicht in erheblichem Maße (30% oder mehr) ungewöhnlich ist.
Nutzen
Wir rufen Arbeitgeber fast jedes Jahr dazu auf, nach den Ferien zu prüfen, ob der freie Spielraum optimal genutzt wird. Für das Jahr 2020 ist dies besonders aktuell. Nicht nur wegen des im Rahmen der Corona-Krise geschaffenen zusätzlichen Spielraums, sondern auch, weil viele Arbeitgeber infolge dieser Krise nicht alle Vergütungen und Sachleistungen gewährt haben, die sie normalerweise gewähren.
Der zusätzliche Spielraum kann auf vielfältige Weise genutzt werden. Die zusätzliche Anhebung im Jahr 2020 (von 1,7% auf 3%) soll unter anderem Spielraum für Vergütungen oder Sachleistungen schaffen, die aufgrund der Corona-Krise erforderlich sind. So kann beispielsweise Arbeitnehmern, die gezwungen sind, von zu Hause aus zu arbeiten, eine (zusätzliche) Vergütung zur Deckung der Kosten für die Arbeit im Homeoffice gewährt werden.
Nicht alle Zulagen und Sachleistungen an Arbeitnehmer müssen im Rahmen des „freien Spielraums“ verbucht werden, um steuerfrei zu sein. Viele Zulagen und Sachleistungen werden nämlich ohnehin nicht besteuert, da für sie eine gezielte Steuerbefreiung gilt oder eine Nullbewertung vorliegt.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Bestimmen Sie die Höhe Ihres Freiraums.
- Prüfen Sie, welche Vergütungen und Sachleistungen bisher für den „Freiraum“ ausgewiesen wurden.
- Prüfen Sie, welche Vergütungen und Sachleistungen Sie in der nächsten Zeit voraussichtlich für den freien Spielraum ausweisen werden.
- Ermitteln Sie, wie viel freie Kapazität im Jahr 2020 voraussichtlich ungenutzt bleiben wird.
- Ermitteln Sie die Möglichkeiten zur Nutzung dieses Raums.
- Erbringen Sie diese Zahlungen oder Sachleistungen spätestens bis zum 31. Dezember 2020.