Wenn Sie Unternehmer sind, müssen Sie eine Buchführung führen. Diese Verpflichtung ist in § 52 des Allgemeinen Gesetzes über die staatlichen Steuern festgelegt.
Aufzeichnungspflichtige
Die Aufzeichnungspflicht gilt nicht nur für Unternehmer. Im Gesetz wird der Begriff aufzeichnungspflichtig. Zur Führung von Geschäftsunterlagen verpflichtet sind alle Rechtsträger (wie z. B. eine Aktiengesellschaft, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung, eine Genossenschaft, eine Stiftung, ein Verein) sowie natürliche Personen, die:
- ein Unternehmen führen oder einen freien Beruf ausüben;
- zur Einbehaltung von Lohnsteuern verpflichtet sein;
- eine Tätigkeit ausüben (Ergebnis aus sonstigen Tätigkeiten).
Verwaltung
Das Gesetz legt nicht fest, wie Ihre Buchführung genau auszusehen hat. Es schreibt jedoch vor, dass Sie die Vermögenslage Ihres Unternehmens, Ihres Berufs oder Ihrer Tätigkeit so dokumentieren (und diese Informationen aufbewahren) müssen, dass daraus jederzeit Ihre Rechte und Pflichten sowie alle sonstigen für die Steuererhebung relevanten Angaben hervorgehen.
Außerdem muss die Buchführung so gestaltet sein, dass eine Überprüfung durch das Finanzamt innerhalb einer angemessenen Frist möglich ist. Als Buchführungspflichtiger müssen Sie das Finanzamt dabei unterstützen, indem Sie Einblick in die Struktur Ihrer Buchführung gewähren.
Word oder Excel
Vor dem Gericht in Amsterdam wurde kürzlich ein Fall Es ging um eine Anwaltskanzlei. Dort informierte das Finanzamt den Unternehmer, der seine Buchhaltung in Word führte, über die Möglichkeiten von Buchhaltungsprogrammen und die Führung der Buchhaltung mit Excel. Außerdem fordert die Steuerbehörde den Unternehmer auf, seine Buchführung so vorzulegen, dass sie überprüfbar ist.
Als der Unternehmer dieser Aufforderung nicht nachkam, folgte ein Auskunftsbescheid. Die anschließend vorgelegten Excel-Dateien werden von der Steuerbehörde als unzureichend eingestuft. Die Buchführung wird zurückgewiesen und die Beweislast umgekehrt.
Das Gericht in Amsterdam urteilt, dass dies gerechtfertigt ist. In den Word-Dateien sind lediglich die Beträge der angefallenen Kosten erfasst, ohne Zahlungsdaten, Namen der Lieferanten und Beschreibungen. Außerdem wurde nicht zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben unterschieden. Zwischen den vorgelegten Word- und Excel-Dateien bestehen erhebliche, nicht erklärte Unterschiede.
Informationsquelle
Die Gestaltung Ihrer Buchhaltung hängt von der Art und dem Umfang Ihrer Tätigkeiten ab. Für viele Unternehmer ist die Buchhaltung nicht nur die Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung, sondern vor allem eine wichtige Quelle für Finanzinformationen. Selbstständige hingegen kommen in der Regel mit wesentlich einfacheren Aufzeichnungen aus, die natürlich den Mindestanforderungen entsprechen müssen.
Und manchmal führt man (mehr oder weniger) freiwillig Buch. Zum Beispiel, um die Kosten und Erträge seiner als Kapitalanlage dienenden Immobilien im Blick zu behalten. Oder weil man über einen von einem verwalteten Nachlass Rechenschaft ablegen muss.
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