26-08-2021

Kosten thuiswerkplek en thuiswerkkosten (update 26-8-2021)

Deze notitie is ook beschikbaar in pdf-format.

 

Door de toename van het thuiswerken stijgt de roep van werknemers om hun werkgever te laten bijdragen in de kosten van hun thuiswerkplek, alsmede in de thuiswerkkosten.

Het gaat om kosten die tot voor kort door de werkgever werden gedragen. De werkplek op de zaak is immers op kosten van de werkgever ingericht. En zaken als de elektriciteit, verwarming en koffie/thee worden op de zaak door de werkgever (belastingvrij) bekostigd. Werknemers die thuis werken, betalen deze kosten zelf.

Wat is de werkgever verplicht?

De wet legt de werkgever geen verplichting op om de werknemer tegemoet te komen in de kosten van het thuiswerken. Ook niet tijdens de perioden waarin veel werkgevers, mede op aandringen van de overheid, het thuiswerken verplicht stellen. Die verplichting kan wel voortvloeien uit collectieve (CAO) of individuele afspraken met werknemers.

De op de werkgever rustende arboverplichtingen strekken zich expliciet wel uit tot de thuiswerkplek van de werknemer. Het arbeidsomstandighedenbesluit bevat bepalingen over plaatsonafhankelijke arbeid. En artikel 5.4 bepaalt dat werkplekken moeten zijn ingericht volgens de ergonomische beginselen. De arbeidsomstandighedenregeling bevat (in hoofdstuk 5), met name voor beeldschermarbeid, een uitgebreide set aan voorwaarden waaraan de werkplek, ook thuis, moet voldoen.

Overigens wordt in dit kader ook wat van de werknemer verwacht. Die moet zelf goed letten op zijn of haar fysieke en psychische gezondheid en zo nodig tijdig bij de werkgever aan de bel trekken.

Fiscale faciliteiten

Elke vergoeding of verstrekking die de werkgever in het kader van de dienstbetrekking doet aan de werknemer, wordt gezien als loon.

In het kader van het thuiswerken kan gebruik worden gemaakt van twee gerichte vrijstellingen:

  • arbovoorzieningen;
  • noodzakelijkheidscriterium

We lichten de voorwaarden voor deze vrijstellingen hierna toe.

Alle vergoedingen en verstrekkingen die niet binnen de voorwaarden van deze gerichte vrijstellingen vallen, zijn belast met loonbelasting.

De werkgever kan dan nog wel kiezen om het loon aan te wijzen voor de vrije ruimte van de werkkostenregeling (zie hierna).

Arbovoorzieningen

Het moet dan gaan om voorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit het arbobeleid dat de werkgever voert op grond van de arbowet.

De vergoeding of verstrekking moet voortvloeien uit het arboplan van de werkgever. Dit is de minimumeis. Niet helemaal duidelijk is wat precies het maximale is dat in het kader van arbovoorzieningen belastingvrij kan worden vergoed of verstrekt.

Noodzakelijkheidscriterium

Onder het noodzakelijkheidscriterium kunnen uitsluitend de volgende zaken belastingvrij worden vergoed of verstrekt:

  • gereedschappen;
  • computers;
  • mobiele communicatiemiddelen;
  • en dergelijke apparatuur.

De kosten van het bijbehorende datatransport (bijvoorbeeld het internetabonnement) en de voor het gebruik benodigde software vallen ook onder de gerichte vrijstelling.

Voorwaarden zijn dat hetgeen wordt vergoed of verstrekt:

  • naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
  • aan de werkgever wordt teruggegeven (of de waarde door de werknemer wordt vergoed) indien het niet langer noodzakelijk is voor de uitoefening van de dienstbetrekking (bijvoorbeeld bij het einde van de dienstbetrekking).

Het noodzakelijkheidscriterium kan niet worden toegepast op vergoedingen en verstrekkingen aan bestuurders en commissarissen.

Geen eigen bijdrage

Als werknemers een eigen bijdrage doen of een cafetariaregeling wordt toegepast, ziet de Belastingdienst de verstrekking niet als (voldoende) noodzakelijk. Het noodzakelijkheidscriterium kan dan niet worden toegepast.

Toch wel een eigen bijdrage

Ten aanzien van het internetabonnement van de werknemer heeft de Belastingdienst dit strikte standpunt losgelaten. Daar mag de gerichte vrijstelling van het noodzakelijkheidscriterium ook worden toegepast wanneer de werknemer een eigen bijdrage (voor het privégebruik) betaalt.

Eigen bijdrage arbovoorzieningen

Een eigen bijdrage voor arbovoorzieningen is ook niet toegestaan. Dat volgt uit artikel 44 van de Arbowet, waarin is geregeld dat de kosten die zijn verbonden aan de naleving van die wet niet ten laste van de werknemers worden gebracht.

Als de werknemer toch bijdraagt in de kosten van een voorziening is (ook) fiscaal geen sprake van een belastingvrije arbovoorziening.

Dit is enigszins genuanceerd in de update van de Handreiking gerichte vrijstellingen voor de werkplek thuis (de update die op 12 augustus 2021 door de Belastingdienst is gepubliceerd op het Forum Fiscaal Dienstverleners).

Een eigen bijdrage van de werknemer is nu wel toegestaan voor zover die betreft de meerprijs voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening.

Goedkeuring vaste reiskostenvergoeding

Goedgekeurd is dat vóór 12 maart 2020 overeengekomen (vaste) reiskostenvergoedingen mogen doorlopen op basis van het destijds voorziene reispatroon. Die goedkeuring loopt (vooralsnog) tot en met 30 september 2021. Werkgevers kunnen hun thuis werkende werknemers, die onder deze goedkeuring vallen, via die weg vooralsnog belastingvrij compenseren voor de kosten van hun thuiswerken.

Vrije ruimte

De vrije ruimte van de werkkostenregeling bedraagt[1]:

  2020 2021
loonsom tot € 400.000 3% 3%
het deel van de loonsom boven € 400.000 1,2% 1,18%

Over het bedrag waarmee het totaal van de voor de vrije ruimte aangewezenvergoedingen en verstrekkingen de vrije ruimte in een kalenderjaar overtreft, betaalt de werkgever de loonbelasting (eindheffing). Het tarief bedraagt 80%.

Als de vrije ruimte bijvoorbeeld wordt overschreden met € 1.000, betaalt de werkgever € 800 aan loonbelasting. De werkgever mag deze loonbelasting niet verhalen op de werknemer(s). De totale kosten komen daarmee voor de werkgever op € 1.800.

LET OP: voor het bepalen van de overschrijding van de vrije ruimte moeten alle vergoedingen en verstrekkingen in een kalenderjaar in aanmerking worden genomen. Zaken die vaak in de vrije ruimte worden ondergebracht zijn bijvoorbeeld het kerstpakket (en andere attenties bij feestdagen), personeelsuitjes en dergelijke.

Niet in de vrije ruimte

De werkgever kan er voor kiezen om de vergoeding of verstrekking niet aan te wijzen voor de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Dan moet de vergoeding of verstrekking worden belast als regulier loon.

De loonbelasting komt dan ten laste van de werknemer. Kiest de werkgever er voor om die loonbelasting toch voor zijn rekening te nemen, dan moet deze belasting worden gebruteerd.

Het gebruteerde (eindheffings)tarief bedraagt in 2021

Jaarloon Gebruteerd tarief
Tot € 68.507 58,9%
Vanaf € 68.507 98%

Belastingplannen 2022

De roep om een fiscale faciliteit, in de vorm van een gerichte vrijstelling voor thuiswerkvergoedingen, wordt steeds sterker.

Het lijkt er sterk op dat in de op Prinsjesdag 2021 te presenteren belastingplannen voor 2022 deze gerichte vrijstelling zal worden geïntroduceerd.

 

 

 

 

Deze notitie is bedoeld om een regeling in grote lijnen uiteen te zetten. Met het oog op de leesbaarheid zijn zaken daarom vereenvoudigd weergegeven. VWG is daarom niet aansprakelijk voor de gevolgen van handelingen die naar aanleiding van deze notitie wel of niet zijn uitgevoerd.

[1] Zowel voor 2020 als voor 2021 is e vrije ruimte voor de loonsom tot € 400.000 in verband met de coronacrisis “eenmalig” verhoogd van 1,7% naar 3%.