Het bedrag van de belastingvrije kilometervergoeding is algemeen bekend: € 0,19 per kilometer. De Vereniging van Zakelijke Rijders (VZR) heeft weer een poging ondernomen om dit bedrag te verhogen naar € 0,22 per kilometer.
Alleen variabele kosten
In 2009 is voor het laatst een poging gedaan om de belastingvrije kilometervergoeding op een hoger bedrag vast te stellen dan € 0,19. Toenmalig Staatssecretaris van Financiën, De Jager, antwoordde dat € 0,19 per kilometer ruimschoots een adequate vergoeding is. De belastingvrije kilometervergoeding is immers alleen bedoeld ter dekking van de variabele kosten van de auto. Uit berekeningen van Nibud en de Consumentenbond bleek toen dat de variabele kosten van een middenklasser personenauto, rijdend op benzine, € 0,16 per kilometer bedroegen.
De belastingvrije kilometervergoeding was overigens in het verleden al hoger. In 2003 kon nog € 0,28 (en daarvoor ƒ 0,60) per zakelijke kilometer belastingvrij aan werknemers worden vergoed.
Belastingvrije kilometervergoeding
De kilometervergoeding van € 0,19 mag door werkgevers belastingvrij worden betaald voor zakelijke en woon-werkkilometers, die een werknemer aflegt met een eigen vervoermiddel. Dus ook voor kilometers die worden afgelegd met het openbaar vervoer, per fiets of te voet. Uiteraard moet de werkgever kunnen onderbouwen dat zakelijke of woon-werkkilometers zijn vergoed.
De kilometervergoeding is onderdeel van de gerichte vrijstellingen. De vrije ruimte van de werkkostenregeling wordt er niet door aangetast.
Een werknemer die rijdt in een auto van de zaak kan uiteraard niet ook een belastingvrije kilometervergoeding ontvangen.
Kilometervergoeding dekt alle kosten
Met de € 0,19 per kilometer worden alle met het gebruik van de auto verbonden kosten geacht te zijn gedekt. Bijvoorbeeld parkeer-, tol- en veergelden mogen niet naast de kilometervergoeding van € 0,19 per kilometer belastingvrij worden vergoed.
Voorbeeld
Een werknemer rijdt naar een klant. De afstand heen en terug bedraagt 100 kilometer. De werknemer parkeert in een parkeergarage waarvoor hij € 5 parkeergeld betaalt.
De werkgever vergoedt de werknemer voor deze rit: € 24 (100 * € 0,19 = € 19 + de € 5 parkeergeld).
De kilometervergoeding van € 19 is belastingvrij (gerichte vrijstelling). De € 5 parkeergeld is belast, maar kunnen worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Voor zover dit past binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling is deze vergoeding vrijgesteld. Voor zover de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever de loonbelasting verschuldigd tegen het eindheffingstarief van 80%.
Werknemers met een auto van de zaak mogen wel een belastingvrije vergoeding van parkeer-, tol- en veergelden ontvangen. Dat is dan een vergoeding voor zogeheten intermediaire kosten.
Voor de duidelijkheid: werkgevers mogen zelf bepalen welk bedrag aan kilometervergoeding ze hun werknemers betalen. In de praktijk wordt vaak het fiscaal maximaal belastingvrij te vergoeden bedrag gehanteerd. Maar afgezien van afspraken in CAO’s mogen werkgevers best een hoger of lager bedrag hanteren. Als een hoger bedrag dan € 0,19 per kilometer wordt betaald, is het meerdere fiscaal bovenmatig en dus belast met loonbelasting.
Openbaar vervoer
Als de werknemer zakelijk of in het kader van het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer reist, mag de werkgever kiezen tussen het belastingvrij:
- vergoeden van € 0,19 per kilometer of;
- vergoeden van de daadwerkelijke kosten van het openbaar vervoer of;
- verstrekken van de vervoersbewijzen (losse kaartjes of abonnementen).
De vergoeding of verstrekking van de daadwerkelijke kosten van het openbaar vervoer mag worden aangevuld met een belastingvrije vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer die wordt afgelegd van en naar het station of de (bus)halte.
Bij de vergoeding of verstrekking van OV-abonnementen moet worden beoordeeld of het abonnement in voldoende mate zakelijk wordt gebruikt. Als dat niet het geval is, wordt een deel van de vergoeding of verstrekking met loonbelasting belast.
Openbaar vervoer is vervoer dat op basis van een dienstregeling wordt uitgevoerd en voor iedereen beschikbaar is. Er is een aparte regeling voor vervoer per taxi, boot of vliegtuig.
Optimaliseren
De diverse regelingen voor het belastingvrij aan werknemers vergoeden of verstrekken van reiskosten bieden mogelijkheden om werknemers hogere netto vergoedingen te geven, die de werkgever niet meer kosten. De adviseurs van VWGNijhof helpen u graag bij de vormgeving van een dergelijke regeling. U kunt bijvoorbeeld denken aan het inrichten van een mobiliteitsbudget waarbinnen de werknemers zelf kiezen voor de voor hen optimale mobiliteit.