07-02-2019

Je hebt al snel een bedrijfskantine

Alles wat je uit hoofde van de dienstbetrekking aan werknemers verstrekt, wordt belast met loonbelasting. Zo ook een maaltijd, zoals een lunch. Maar soms wordt de (spreekwoordelijke) soep niet zo heet gegeten, als zij wordt opgediend.

Meer dan bijkomstig zakelijk

Gelukkig kent de loonbelasting immers een aantal vrijstellingen. Wanneer de maaltijd een meer dan bijkomstig zakelijk karakter heeft, is de verstrekking aan werknemers gericht vrijgesteld. Over de waarde is dan geen loonbelasting verschuldigd en de waarde komt ook niet ten laste van het werkkostenforfait.

Een ontbijt, lunch of diner is meer dan bijkomstig zakelijk, bijvoorbeeld wanneer deze maaltijd wordt gecombineerd met een zakelijke vergadering of een zakelijke cursus. Ook het eten met een klant of zakelijke relatie is in het algemeen gericht vrijgesteld.

Van belang is wel dat je de zakelijkheid van de maaltijd kunt onderbouwen. Je moet de aard en inhoud van de vergadering of cursus kunnen aantonen. En als je zakelijk luncht of dineert, moet je kunnen aangeven met welke zakelijke relatie je dat doet. Zorg dat je bij een onderzoek van de Belastingdienst niet met je mond vol tanden staat!

Ook meer dan bijkomstig zakelijk is het diner dat je werknemers vergoedt of verstrekt, die als gevolg van (over)werk tussen 17:00 en 20:00 uur niet thuis kunnen eten. Dit toon je bijvoorbeeld aan met werkroosters.

Andere maaltijden

Niet meer dan bijkomstig zakelijke maaltijden, die je aan werknemers vergoedt of verstrekt, worden belast met loonbelasting. Wanneer je de maaltijd vergoedt, belast je het bedrag van de vergoeding. Als je de maaltijd verstrekt, belast je het bedrag dat je betaalt om de maaltijd in te kopen (inclusief BTW). Als je de maaltijd zelf maakt, belast je de waarde in het economisch verkeer (inclusief BTW).

Wanneer je de maaltijd verstrekt in een bedrijfskantine, geldt een forfaitaire waardering. Je betaalt dan loonbelasting over € 3,35 per maaltijd. Dit forfait geldt, ongeacht of sprake is van een ontbijt, lunch of diner. En ongeacht wat de maaltijd daadwerkelijk kost.

Als de werknemers een eigen bijdrage betalen, trek je die van de (forfaitaire) waardering van de maaltijd af. Het resterende saldo is echter nooit kleiner dan nihil.

Het is toegestaan om de, al dan niet forfaitair gewaardeerde, maaltijd aan te wijzen voor het werkkostenforfait.

Bedrijfskantine

Dat de waardering op € 3,35 per maaltijd niet altijd voordelig is, is aan de orde in een zaak waarin Hof Den Haag recent heeft beslist. De werkgever in deze zaak zorgt voor broodjes, beleg en andere zaken. De werknemers maken daarmee in de middagpauze zelf hun lunch. En zij nuttigen die in een vergaderruimte op kantoor.

De kostprijs van deze lunches bedraagt minder dan het forfaitaire bedrag van € 3,35. De werkgever vindt daarom dat de loonbelasting over het lagere bedrag moet worden ingehouden. Het Hof beslist echter dat de vergaderruimte fungeert als bedrijfskantine, waardoor het forfait toch moet worden toegepast.

Koffie, soep en …

Koffie, thee, soep en dergelijke loopt, wanneer verstrekt bij een maaltijd, mee in de forfaitaire waardering.

Wanneer koffie, thee, soep en dergelijke wordt verstrekt buiten een maaltijd, maar wel in werktijd, is de verstrekking gericht vrijgesteld. Dat geldt ook voor een gebakje of een stuk fruit. Ook de direct aan de werktijd voorafgaande en de daaropvolgende tijd telt als werktijd. Daardoor is ook het (vrijdagmiddag) biertje of borreltje gericht vrijgesteld.