Aangezien sprake is van een uitgebreide notitie adviseren wij je om deze hier in pdf-format te downloaden.
De werkkostenregeling (WKR) in de loonbelasting kent een aantal mogelijkheden om je werknemer fiscaal vriendelijk een fiets te geven.
Fiets van de zaak
Als werkgever kun je werknemers op de volgende manieren een fiets van de zaak geven:
- vergoeding: je geeft de werknemer een bedrag waarmee hij of zij zelf de fiets aanschaft;
- verstrekking: je koopt de fiets en geeft die aan de werknemer (de werknemer wordt eigenaar van de fiets);
- ter beschikking stellen: je koopt de fiets en geeft die aan de werknemer in gebruik (de werkgever blijft eigenaar van de fiets).
Werkkostenforfait
Vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van een fiets aan je werknemer leidt tot met loonheffingen te belasten loon.
De fiets kan wel worden aangewezen voor het werkkostenforfait. Tot 1,2% van de loonsom worden deze aangewezen loonbestanddelen niet belast. In dit forfait vallen ook andere loonbestanddelen dan fietsen. Bij werkgevers met een fietsplan loopt het werkkostenforfait in het algemeen al snel vol.
Voor zover het forfait wordt overschreden, betaal je als werkgever de loonheffingen. Die mag je niet op de werknemers verhalen. Het tarief: 80%. Een fiets van € 1.000 kost je als werkgever dan € 1.800.
In belangrijke mate ongebruikelijk?
Je mag een loonbestanddeel alleen voor het werkkostenforfait aanwijzen als het verstrekken ervan niet in belangrijke mate ongebruikelijk is (in belangrijke mate = 30% of meer). Als aannemelijk is dat de werknemer de fiets gebruikt voor woon-werkverkeer en/of zakelijke ritten, is dat geen probleem.
Maar als de fiets alleen voor privédoeleinden wordt gebruikt, is dat wellicht wat minder zeker. Vooral als het gaat om een bijzondere fiets (bijvoorbeeld een racefiets).
Blijft het totaal van de vergoedingen en verstrekkingen aan een werknemer in een kalenderjaar onder de € 2.400, dan worden die geacht niet in belangrijke mate ongebruikelijk te zijn.
Als achteraf blijkt dat de fiets niet in het werkkostenforfait valt, moet je als werkgever de loonbelasting afdragen tegen het gebruteerde eindheffingstarief. Dit bedraagt voor werknemers met een belastbaar loon van meer dan € 68.508 maar liefst 107,2% (tarieven 2019).
Waardering
Als je werknemers een fiets verstrekt of ter beschikking stelt, moet het te belasten loonbestanddeel worden gewaardeerd (loon in natura).
Een fiets die je verstrekt, zal van een derde zijn ingekocht. De te belasten waarde is dan gelijk aan de op de factuur vermelde prijs (inclusief de BTW).
Als de fiets ter beschikking wordt gesteld, moet het privégenot van de fiets worden gewaardeerd. Dat is een stuk complexer. De werknemer moet dan bijhouden hoeveel zakelijke en privékilometers hij of zij fietst.
Met ingang van 1 januari 2020 wordt het privégenot forfaitair gewaardeerd op 7% van de nieuwwaarde (inclusief BTW) van de fiets. Van de bijtelling wordt de voor het privégebruik aan de werkgever betaalde eigen bijdrage afgetrokken, tot maximaal het bedrag van de bijtelling.
De bijtelling mag onder de vrije ruimte van de WKR worden gebracht. Voor zover het maximum van de vrije ruimte niet wordt overschreden, is dan geen loonheffing verschuldigd.
De bijtelling geldt alleen wanneer de fiets ook zakelijk wordt gebruikt. De werkgever moet dit aannemelijk maken. Als de werknemer het woon-werkverkeer (deels) fietst, wordt dat gezien als zakelijk gebruik.
Wanneer de bijtelling niet geldt, moet de daadwerkelijke waarde van het privégenot worden gehanteerd.
Is er een belastingvrij alternatief
Jazeker! Je volgt dan de volgende marsroute, waarvan je uiteraard vooraf moet uitmaken of die past bij jou en je werknemer:
- de werknemer koopt de fiets;
- je verstrekt daarvoor als werkgever een renteloze lening;
- je kent de werknemer een vergoeding toe van € 0,19 per zakelijke kilometer (inclusief woon-werkverkeer);
- met de kilometervergoeding lost de werknemer de renteloze lening af.
Het voordeel van de renteloze lening is vrijgesteld van loonheffingen. Ook de vergoeding van € 0,19 per zakelijke kilometer is belastingvrij. Beide voordelen worden niet in het werkkostenforfait ondergebracht.
Voorbeeld
Je werknemer fietst elke dag van zijn woning naar het werk. De afstand enkele reis bedraagt 7,5 kilometer.
Voor de door de werknemer aangeschafte (elektrische) fiets leen je de werknemer € 3.000 (renteloos).
Je kent de werknemer, die fulltime voor je werkt, een belastingvrije vaste vergoeding toe voor het woon-werkverkeer van:
214 * 7,5 * 2 * € 0,19 = € 609,90.
Met dit bedrag lost de werknemer de renteloze lening af. Na ongeveer 5 jaar is de lening afgelost met de belastingvrije kilometervergoeding.
Budgetneutraal
In dit voorbeeld kost de fiets je als werkgever € 3.000. En je moet oppassen dat de reiskostenvergoeding niet doorloopt nadat de lening is afgelost. De werknemer heeft er dan immers gedurende 5 jaar recht op gehad.
Dat voorkom je door met de werknemer af te spreken dat zijn bruto loon wordt verlaagd met de te ontvangen reiskostenvergoeding. De fiets kost je dan als werkgever per saldo niets. Een dergelijke regeling is ook wel bekend onder de naam “cafetariaregeling”.
Voor de werknemer ontstaat zo een voordeeltje. Dit voordeeltje is dat de werknemer de fiets met bruto loon betaalt. Hij of zij offert slechts zijn of haar netto salaris op. De fiscus draagt de rest.
Voorwaarde is wel dat het salaris van de werknemer structureel wordt verlaagd. Dat werkt mogelijk door naar diverse inkomensafhankelijke regelingen.
De cafetariaregeling kan ook worden toegepast in combinatie met de vanaf 1 januari 2020 van kracht wordende bijtellingsregeling.
Afspraken
Natuurlijk moet je duidelijke afspraken maken met de werknemer. En die schriftelijk vastleggen. Wat is bijvoorbeeld het gevolg van langdurige ziekte van de werknemer of van het einde van het dienstverband? Dit moet van tevoren duidelijk zijn.
Deze notitie is bedoeld om een regeling in grote lijnen uiteen te zetten. Met het oog op de leesbaarheid zijn zaken daarom vereenvoudigd weergegeven. VWG is daarom niet aansprakelijk voor de gevolgen van handelingen die naar aanleiding van deze notitie wel of niet zijn uitgevoerd.