Een werkgever die kosten gericht vrijgesteld aan werknemers vergoedt, moet dit terdege onderbouwen. Rechtbank Zeeland-West-Brabant beslist dat een Portugees uitzendbureau de aan werknemers betaalde vergoedingen voor extraterritoriale kosten onvoldoende heeft onderbouwd. Het bewijs moet namelijk behoorlijk zijn toegespitst op de concrete situatie van de betreffende werknemers.
Bewijsregel
De bewijsregel vloeit voort uit het systeem van de loonbelasting. Hoofdregel is namelijk dat loon = al hetgeen uit de dienstbetrekking wordt genoten. En daar heeft de wetgever voor de zekerheid nog aan toegevoegd: “daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking.”.
Maar daar waar een hoofdregel is, zijn er uiteraard ook uitzonderingen. Naast de vrije ruimte van de werkkostenregeling zijn dat de gerichte vrijstellingen. Eén van die gerichte vrijstellingen betreft extraterritoriale kosten. Daarbij wordt vaak als eerste gedacht aan de 30%-regeling, maar die kon het Portugese uitzendbureau niet toepassen.
Extraterritoriale kosten
Extraterritoriale kosten zijn de extra kosten die een werknemer maakt omdat hij in verband met de uitvoering van de werkzaamheden tijdelijk verblijft in een ander land dan het land van herkomst. De Portugese werkgever betaalde de in Nederland werkzame werknemers vergoedingen voor extra kosten voor voeding en dranken, kleding en persoonlijke verzorging.
De werkgever onderbouwt deze vergoedingen met een eigen overzicht van de kosten van levensonderhoud van de werknemers, met prijsindexcijfers en Eurostat en met een rapport waarin Dialogic de 30%-regeling evalueert. De Rechtbank beslist dat de werkgever hiermee niet voldoet aan de van hem verlangde bewijslast. De werkgever moet namelijk aannemelijk maken dat de aan de werknemers verstrekte vergoedingen betrekking hebben op de door die werknemers daadwerkelijk gemaakte kosten en dat de hoogte van die vergoeding niet bovenmatig is. De werkgever mag niet volstaan onderbouwing op basis van algemene gemiddelden en modelmatige aannames, die niet zien op de specifieke situatie van de werknemers.