Een kopje Cup-a-Soup pakken op kantoor is vaak heel gewoon. Dit kopje soep wordt, net als een appel, een chocoladereep of een kroket, fiscaal aangemerkt als een kleine consumptie. Een frietje met een snack of twee belegde broodjes worden juist beschouwd als maaltijd. Voor deze twee categorieën gelden fiscaal andere regelingen.
In dit artikel behandelen wij in hoofdlijnen de fiscale gevolgen voor de loonheffingen (volgens de werkkostenregeling), de BTW, de inkomstenbelasting (voor de ondernemer) en de vennootschapsbelasting (voor bijvoorbeeld de DGA).
De kleine consumptie op de werkplek
Het kopje soep, ofwel de kleine consumptie die de werkgever tijdens werktijd aan zijn werknemer geeft, is onbelast voor de loonbelasting (nihilwaardering onder de WKR). De werkgever mag zijn personeel dus gratis kleine consumpties verschaffen. De borrel, die direct aansluitend aan werktijd op de werkplek plaatsvindt, mag ook belastingvrij worden verstrekt.
De kosten die zien op de kleine consumpties zijn voor 73,5% aftrekbaar van de winst voor de inkomsten- en vennootschapsbelasting. Een andere mogelijkheid is alle kosten in aftrek te brengen voor zover deze hoger zijn dan de drempel van € 4.500.
Belastingvrij eten: zakelijke maaltijden / zakenlunch / zakendiner
Zakelijke maaltijden zijn voor de loonbelasting onbelast (gerichte vrijstelling onder de WKR). Van een zakelijk maaltijd wordt gesproken indien de maaltijd een onderdeel is van tijdelijke verblijfkosten. Hieronder valt onder andere de zakelijke lunch of het diner dat wordt genuttigd tijdens een bespreking met een klant.
Ook indien een maaltijd een meer dan bijkomstig zakelijk karakter heeft zijn de maaltijden voor de loonbelasting onbelast. Hier is in ieder geval sprake van bij therapeutisch mee-eten van medewerkers in de gezondheidszorg en indien de werknemer door het werk niet tussen 17.00 en 20.00 uur thuis kan eten bijvoorbeeld door overwerken en koopavonden.
Voor de aftrekbaarheid voor de inkomsten- en vennootschapsbelasting geldt dezelfde beperking als bij de kleine consumptie op de werkplek.
Belastingvrije eten: maaltijden uit de bedrijfskantine
Voor maaltijden uit de bedrijfskantine moet voor de loonbelasting een normbedrag gerekend worden van € 3,25 per maaltijd. Dit bedrag geldt voor een ontbijt, lunch en diner. De werkgever hoeft enkel nog bij te houden hoeveel maaltijden er worden verstrekt. Een eventuele eigen bijdrage van de werknemers mag van het totaal bedrag worden afgetrokken.
De BTW
Voor de BTW geldt dat uitgaven die zien op personeelsvoorzieningen alleen aftrekbaar zijn indien de uitgaven per werknemer jaarlijks niet meer dan € 227 (exclusief btw) bedragen. Tot de personeelsvoorzieningen behoren o.a. de kerstpakketten, jubileumgeschenken, consumpties en maaltijden. Voor de berekening van de bevoordeling van het personeel d.m.v. het verstrekken van voedsel en drinken is een aparte rekenmethode. Deze methode komt er op neer dat de werkelijke aanschafkosten van het eten en drinken vermeerderd wordt met een percentage van 25% en eventueel betaalde vergoedingen door het personeel hier van afgetrokken worden. Indien het bedrag positief is dient dit gedeeld te worden door het aantal werknemers. Het bedrag dat ontstaat is de bevoordeling per personeelslid. Indien door de bevoordeling door middel van eten en drinken het bedrag van € 227 wordt overschreden dient de in aftrek genomen voorbelasting te worden gecorrigeerd.
BTW op eten en drinken dat wordt genuttigd in een horecagelegenheid komt niet voor aftrek in aanmerking.
Smakelijk eten!