Minister Weerwind heeft een wetsvoorstel ter consultatie gelegd, waarin het mogelijk wordt gemaakt om volledig digitaal te vergaderen.
Tijdelijk
Algemene ledenvergaderingen van verenigingen (waaronder ook coöperaties, VvE’s), alsmede aandeelhoudersvergaderingen van NV’s en BV’s moeten op grond van de wet fysiek plaatsvinden. Sinds 2007 kunnen rechtspersonen in hun statuten regelen dat de vergaderingen ook deels digitaal (hybride) plaatsvinden. Omdat tijdens de coronacrisis fysiek vergaderen vaak in strijd was met de geldende coronamaatregelen, regelt de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid dat het tijdelijk is toegestaan om volledig digitaal te vergaderen. Deze tijdelijke wet, waarvan veelvuldig gebruik is gemaakt, loopt tot en met 31 januari 2023.
Wens
In het bedrijfs- en verenigingsleven is er een duidelijke wens om het wettelijk mogelijk te maken dat formele vergaderingen volledig digitaal kunnen plaatsvinden. Het wetsvoorstel maakt dit mogelijk, maar uiteraard wel onder voorwaarden:
- de digitale vergadering moet zoveel mogelijk een afspiegeling vormen van een fysieke vergadering;
- de deelnemers moeten worden geïdentificeerd;
- en zij moeten langs digitale weg volledig kunnen participeren: ze moeten in beeld en geluid aan de vergadering kunnen deelnemen, het woord kunnen voeren (tweezijdig digitaal communicatiemiddel) en er moet in zijn voorzien dat het stemrecht kan worden uitgeoefend;
- de algemene leden- of aandeelhoudersvergadering moet er vooraf mee instemmen met dat volledig digitaal wordt vergaderd.
Techniek
Uiteraard is een mogelijk probleem tijdens volledig digitale vergaderingen dat verbindingen haperen waardoor niet iedereen daadwerkelijk aan (een deel van) de vergadering kan deelnemen. In het wetsvoorstel wordt in dit kader een inspanningsverplichting op de rechtspersoon gelegd: die moet alle maatregelen treffen, die redelijkerwijs gevergd kunnen worden om de verbindingen tijdens de vergadering in stand te houden.