Boetes en administratieve sancties zijn niet aftrekbaar van de winst of het resultaat uit werkzaamheden. Aan werknemers kunnen boeten niet belastingvrij worden vergoed. Ook niet in het werkkostenforfait. Het voordeel dat de werknemer geniet door een niet verhaalde boete mag wel onder het werkkostenforfait worden gebracht, mits aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan.
Verhaalde boete
Veel ondernemers verhalen de aan hen opgelegde boeten op de werknemer die de beboete overtreding heeft begaan. Een veel voorkomend voorbeeld betreft boeten die zijn opgelegd op basis van de Wet administratiefrechtlijke handhaving verkeersvoorschriften (Wahv); ook wel bekend als de Wet Mulder. Dergelijke boeten worden opgelegd aan de houder van het kenteken van het voertuig. Wanneer het voertuig op naam van de werkgever staat, ontvangt de werkgever de boete; niet de werknemer die de verkeersovertreding heeft begaan. De Hoge Raad besliste al in 2008 dat het de werkgever in de meeste gevallen is toegestaan om dergelijke boetes op de werknemer te verhalen.
Een op de werknemer verhaalde (verkeers)boete is voor de werkgever vanzelfsprekend een bate, die tot de winst wordt gerekend. In de nieuwste versie van het besluit over in aftrek beperkte kosten keurt de Staatssecretaris van Financiën echter goed dat het voor een niet-aftrekbare boete verhaalde bedrag niet tot de winst wordt gerekend. In de praktijk wordt veelal reeds zo gehandeld. In de administratie valt de kostenpost van de boete meestal weg tegen de bate door de verhaalde boete. Doordat de boete niet zichtbaar is, blijft in de aangifte inkomsten- of vennootschapsbelasting de in verband met het aftrekverbod benodigde correctie vaak achterwege.
Intermediaire kosten
Het komt ook voor dat de boete wordt opgelegd aan de werknemer, maar voor rekening van de werkgever moet komen. Dan kan de boete uiteraard wel belastingvrij aan de werknemer worden vergoed. In dat geval is immers sprake van zogeheten intermediaire kosten. De vergoeding van de boete is dan niet aftrekbaar van de winst van de werkgever.
Niet verhaalde boete
Een niet op de werknemer verhaalde boete wordt gezien als loon. De werknemer geniet een voordeel doordat de werkgever afziet van het verhaal van een boete, terwijl dit juridisch wel mogelijk is. Omdat dan geen sprake meer is van een boete, maar van loon, mag de werkgever dit voordeel wel onderbrengen in het werkkostenforfait. De werkgever moet dan wel aannemelijk maken dat het niet ongebruikelijk is om dergelijke boeten niet op de werknemer te verhalen.