Werknemers die moeten werken in het buitenland, maken vaak extra kosten. Deze zogeheten extraterritoriale kosten mogen door de werkgever gericht vrijgesteld aan de werknemer worden vergoed. Dat betekent dat deze vergoeding niet ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling komt.
Extraterritoriale kosten
De gericht vrijgestelde vergoeding van extraterritoriale kosten is mogelijk in twee vormen:
- op basis van de forfaitaire regeling;
- op basis van de werkelijke extra kosten.
30%-regeling
De forfaitaire regeling staat ook wel bekend als de 30%-regeling. De maximaal forfaitair gericht vrijgestelde vergoeding voor extraterritoriale kosten bedraagt 30% van het loon inclusief de vergoeding. Met ingang van 1 januari 2027 wordt het percentage van deze regeling verlaagd naar 27%. Voor de toepassing van de 30%-(27%)regeling geldt een aantal strikte voorwaarden.
Werkelijke kosten
Een gerichte vrijgestelde vergoeding op basis van de werkelijke kosten moet door de werkgever worden onderbouwd met de daadwerkelijk door de betreffende werknemer(s) gemaakte extra kosten. Zie ons artikel Extraterritoriale kosten onvoldoende onderbouwd.
Met ingang van 1 januari 2026 mogen de volgende extraterritoriale kosten niet langer gericht vrijgesteld worden vergoed aan inkomende werknemers:
- kosten van levensonderhoud (waaronder de kosten van gas, water, licht en andere nutsvoorzieningen);
- gesprekskosten met het land van herkomst, die de werknemer voor privédoeleinden maakt.
Deze kosten kunnen nog wel belastingvrij worden vergoed binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Aan naar het buitenland uitgezonden werknemers mogen de extra kosten van levensonderhoud en van privégesprekken nog wel onder de gerichte vrijstelling worden vergoed.