Verblijfkosten belastingvrij vergoeden

Kosten die werknemers maken in verband met tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking mogen belastingvrij worden vergoed of verstrekt. De werkkostenregeling kent hiervoor een zogeheten gerichte vrijstelling.

Onderbouwing

Uiteraard moet de werkgever de belastingvrije vergoeding of verstrekking onderbouwen. Wanneer de werkgever de verblijfkosten rechtstreeks betaalt, is sprake van een verstrekking. Dan moet uiteraard nog wel kunnen worden onderbouwd dat de kosten in het kader van de dienstbetrekking zijn gemaakt.

Wanneer de werkgever de kosten aan de werknemer vergoedt, moet de werkgever, naast de onderbouwing van de zakelijkheid van het verblijf, het bewijs overleggen van de gemaakte kosten. Dat bewijs zal in algemeen worden geleverd met door de werknemer aan te reiken bonnetjes.

Aansluiten bij CAO Rijk

Het is ook mogelijk om aan te sluiten bij de vergoedingen die ambtenaren op dienstreis mogen ontvangen. Die vergoedingen zijn geregeld in de CAO voor het Rijk. Daarvoor gelden de volgende voorwaarden:

• de werkgever maakt aannemelijk dat de werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis;
• de werkgever hanteert dezelfde voorwaarden als in de CAO Rijk;
• de werkgever betaalt dezelfde vergoedingen als volgende CAO Rijk.

Voor binnenlandse dienstreizen stelt de CAO Rijk de volgende voorwaarden om in aanmerking te komen voor een vergoeding van verblijfskosten:

• de dienstreis duurt minimaal 4 uur;
• de bestemming van de dienstreis ligt in een andere gemeente of minimaal één kilometer van de werklocatie van de werknemer;
• de werknemer heeft kosten gemaakt in een gelegenheid die daarvoor is bedoeld – een hotel, café, restaurant en dergelijke (dit geldt niet voor de vergoeding voor kleine uitgaven);
• de werknemer die tussen 12 en 14 uur op dienstreis is, heeft recht op een lunchvergoeding.

De vergoedingen op grond van de CAO Rijk zijn niet volledig gericht vrijgesteld. Het bedrag dat niet onder de gerichte vrijstelling valt, kan worden aangewezen voor de vrije ruimte van de WKR. Vanaf 1 januari 2024 gelden in de CAO Rijk de volgende bedragen voor vergoeding van binnenlandse dienstreizen:

Voor buitenlandse dienstreizen zijn de bedragen van de CAO-vergoedingen afhankelijk van de plaats waar wordt verbleven. In bijlage 6 bij de CAO is daarvoor een tabel opgenomen. De bedragen in deze tabel vallen volledig onder de gerichte vrijstelling.