Financiën heeft in de laatste versie van het Besluit noodmaatregelen coronacrisis een vervaldatum gekoppeld aan de goedkeuring(en) rond vaste (reis)kostenvergoedingen: 1 januari 2021 (inmiddels is deze termijn, voor wat betreft reiskostenvergoedingen, verlengd naar 1 februari 2021, vervolgens naar 1 april 2021, naar 1 juli 2021, naar 1 oktober 2021 en inmiddels naar 1 januari 2022). Werkgevers doen er verstandig aan om in de laatste maanden van 2021 te (laten) bekijken hoe vanaf 2022 met deze vergoedingen wordt omgegaan.
128 dagen
Veel vaste reiskostenvergoedingen zijn gebaseerd op de 128-dagenregeling. Een werknemer die in een kalenderjaar op tenminste 128 dagen van zijn woning naar een vaste plaats van werkzaamheden reist, mag belastingvrij een vaste reiskostenvergoeding ontvangen alsof op 214 dagen naar die plaats wordt gereisd.
Voor parttimers moet de regeling naar evenredigheid worden toegepast.
De belastingvrije vergoeding bedraagt uiteraard maximaal € 0,19 per kilometer. Daarmee komt de vaste vergoeding op jaarbasis uit op:
214 * afstand (retour) * € 0,19.
Thuiswerken
Het aantal van 128 reisdagen biedt de ruimte aan de werknemer om gedurende ongeveer 2 dagen per week thuis te werken. Maar als het thuiswerken structureler is (bijvoorbeeld door de coronacrisis), haalt de werknemer de 128 daadwerkelijke reisdagen niet en moet de vaste reiskostenvergoeding worden aangepast.
Wanneer de vergoeding niet wordt aangepast, is sprake van een met loonbelasting te belasten voordeel. De werkgever heeft dit voordeel aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Daardoor wordt het voordeel onderdeel van de zogeheten vrije ruimte van de werkkostenregeling. Voor zover deze vrije ruimte wordt overschreden, betaalt de werkgever de loonbelasting tegen het eindheffingstarief van 80%.
De vrije ruimte van de werkkostenregeling wordt per 2021 ietsje verlaagd van 2% naar 1,18% van de loonsom. Voor de eerste € 400.000 van de loonsom geldt een hogere vrije ruimte: 1,7% (de als gevolg van de coronacrisis in 2020 geldende eenmalige verhoging naar 3% wordt niet doorgetrokken naar 2021).
Alternatieve regeling
Als alternatief voor de 128-dagenregeling kun je als werkgever kiezen voor:
- een vaste reiskotenvergoeding met nacalculatie;
- het vergoeden van reiskosten op declaratie.
Beide regelingen leveren meer administratief werk op dan de 128 dagenregeling.
Vaste kostenvergoedingen
Ook vaste vergoedingen voor andere kosten dan reiskosten moeten voor 2021 tegen het licht worden gehouden. Deze vergoedingen moeten namelijk worden gebaseerd op het daadwerkelijke kostenpatroon van de betreffende werknemer(s).
Wanneer dat kostenpatroon wijzigt, bijvoorbeeld door de coronacrisis, moet de vaste kostenvergoeding worden aangepast (of wordt het bovenmatige deel van de vergoeding belat met loonbelasting).
Actie nodig
Het lijkt er vooralsnog niet op dat het oude normaal op korte termijn terugkeert. Reden genoeg om eens goed naar de (vaste) kostenvergoeding van werknemers te kijken. Vergeet daarbij niet de met de aanpassing van arbeidsvoorwaarden verbonden arbeidsrechtelijke aspecten.
Hulp nodig? De adviseurs van VWG staan graag voor u klaar.