Vaste kostenvergoeding moet worden onderbouwd

Een vaste kostenvergoeding moet vooraf worden gespecificeerd en aan de hand van deze specificatie vooraf worden onderbouwd.

Vaste kostenvergoeding

Onder de gerichte vrijstellingen kunnen kosten vrij van loonbelasting worden vergoed aan werknemers. Hetzelfde geldt voor intermediaire kosten. Uiteraard moet de werkgever onderbouwen dat de werknemer de vergoede kosten daadwerkelijk heeft gemaakt, alsmede dat die kosten kwalificeren voor één van de gerichte vrijstellingen of als intermediaire kosten.

Het verwerken van de declaraties van werknemers is administratief bewerkelijk. Daarom kiezen werkgevers ervoor om dergelijke kosten te vergoeden in de vorm van een vaste kostenvergoeding. Werknemers hoeven dan niet te declareren en ontvangen niet een vergoeding voor elke afzonderlijke kostenpost, maar een vast bedrag per maand.

Onderbouwing

Een belastingvrije vaste kostenvergoeding is toegestaan, mits aan deze vergoeding een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt (artikel 31a, lid 4 Wet op de loonbelasting 1964). Bij de Rechtbank Gelderland speelde onlangs een zaak waarin dit aan de orde is. De rechtbank bevestigt dat de bewijslast dat de aard en omvang van de vergoeding, vooraf of uiterlijk bij betaling van de vergoeding, is gespecificeerd, rust op de werkgever. Die verwijst daarvoor naar een kostenonderzoek dat in het verleden heeft plaatsgevonden en in een vorig boekenonderzoek door de Belastingdienst akkoord is bevonden. Maar doordat de werkgever van dit eerdere onderzoek geen bewijsstukken kan overleggen, wordt niet voldaan aan de bewijslast. De rechtbank laat de naheffingsaanslagen, waarin over de vaste kostenvergoedingen loonbelasting wordt geheven, daarom in stand.

Netwerkverenigingen/businessclubs

In de zaak waren ook de door de werkgever betaalde kosten voor het lidmaatschap van werknemers van netwerkverenigingen en businessclubs in discussie. De werkgever is van mening dat die kosten bedrijfslasten zijn, die buiten het loon(begrip) van de werknemers vallen. De Rechtbank overweegt dat loon is al hetgeen in het kader van de dienstbetrekking aan de werknemers wordt vergoed of verstrekt. Aangezien de lidmaatschappen persoonsgebonden zijn, acht de Rechtbank het niet aannemelijk dat de kosten puur zakelijk zijn. De Rechtbank merkt op dat de wet niet voorziet in een gerichte vrijstelling voor (persoonlijke) lidmaatschappen van netwerkverenigingen en businessclubs en dat dit een bewuste keuze van de wetgever impliceert. De correcties van de Belastingdienst blijven voor deze kosten in stand.

Andere artikelen

Gezonde lunch

Een gezonde lunch, die gratis aan werknemers wordt verstrekt, is niet een voor de loonbelasting gericht vrijgestelde arbovoorziening.