Rittenregistratie niet zonder adressen

Gepubliceerd op: 6 januari 2023

Een rittenregistratie, waarin de adressen van vertrek en bestemming niet zijn opgenomen, voldoet niet aan de wettelijke eisen.

Verklaring geen privégebruik

Dat beslist de Rechtbank Den Haag in een zaak waarin de Belastingdienst op verzoek van de werknemer/berijder van een personenauto een verklaring geen privégebruik heeft afgegeven. Een dergelijke verklaring geeft de Belastingdienst op verzoek af aan werknemers met een auto van de zaak. In het verzoek om de verklaring geen privégebruik af te geven, verklaart de werknemer met de auto op jaarbasis niet meer dan 500 privékilometers te rijden. Op grond van de verklaring laat de werkgever de inhouding van loonheffingen over het privégebruik van de auto achterwege.

Als achteraf blijkt dat met de auto toch meer dan 500 privékilometers landt de naheffingsaanslag loonheffingen (met rente en boete) in beginsel op de deurmat van de werknemer. De werkgever kan alleen met de naheffingsaanslag worden geconfronteerd indien deze weet dat de door de werknemer aan de Belastingdienst afgegeven mededeling omtrent het privégebruik van de auto niet juist is.

Naast de verklaring geen privégebruik bestaat de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik. Deze verklaring kan alleen voor een bestelauto worden afgegeven. Met deze bestelauto mogen dan 0 (nul) privékilometers worden gereden.

Bewijslast

De Belastingdienst kan van een werknemer. aan wie een verklaring geen privégebruik is afgegeven, eisen dat deze doet blijken dat de auto op jaarbasis voor niet meer dan 500 kilometers voor privédoeleinden wordt gebruikt. “Doet blijken” houdt een zware bewijslast in, namelijk dat de werknemer overtuigend moet aantonen dat hij niet meer dan 500 privékilometers met de auto heeft gereden.

Rittenregistratie

Het bewijs kan worden geleverd met een rittenregistratie, maar het beperkte privégebruik mag ook anderszins blijken. In de zaak bij de Rechtbank levert de werknemer het bewijs met een rittenregistratie. De Rechtbank oordeelt echter dat de rittenregistratie niet voldoet aan de eisen die eraan worden gesteld. Deze eisen zijn te vinden in artikel 3.13 van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011. In die bepaling staat dat de rittenregistratie per afzonderlijke rit tenminste de volgende gegevens moet bevatten:

  • datum;
  • beginstand en eindstand van de kilometerteller;
  • beginadres en eindadres;
  • gereden route indien deze afwijkt van de meest gebruikelijke;
  • het karakter van de rit.

De rechtbank oordeelt dat de aangereikte rittenregistratie niet aan deze eisen voldoet:

  • adressen van vertrekpunten en bestemmingen ontbreken;
  • wanneer de gereden route afweek van de meest gebruikelijke route, is dat niet vermeld;
  • voor veel voorkomende ritten zijn vaste afstanden genoteerd.

Verder constateert de Belastingdienst dat de kilometerstanden op door de werknemer overlegde garagebonnen niet overeenstemmen met de standen in de rittenregistratie.

De werknemer stelt ook nog dat hij niet wist dat hij de rittenregistratie zo nauwkeurig moest bijhouden. Daarvan overweegt de Rechtbank dat dit voor rekening van de werknemer komt. Die wilde immers gebruik maken van een belastingvoordeel. Dan ligt het op zijn weg om zich te verdiepen in de voorwaarden, zoals het moeten bijhouden van een nauwkeurig rittenregistratie.

Verzuimboete

De naheffingsaanslag loonheffingen ging vergezeld van een verzuimboete van € 1.328 (later verminderd naar € 531). Een verzuimboete kan worden opgelegd op basis van het simpele feit dat is verzuimd om de loonheffingen af te dagen (de maximale verzuimboete bedraagt in het betreffende jaar € 5.278). Alleen bij afwezigheid van alle schuld (avas) kan een verzuimboete van tafel. Ook hier overweegt de Rechtbank dat van avas geen sprake is omdat van de werknemer mag worden verwacht dat hij zich verdiept in de voorwaarden van de door hem toegepaste fiscaal gunstige regeling.

Andere artikelen

Fiscus moet beter helpen

De Belastingdienst moet mensen die geen aangifte(en) doen beter helpen. Maar de echte oplossing van het probleem lijkt ergens anders te liggen.