Kilometers die worden omgereden, moeten worden gespecificeerd en onderbouwd in de kilometeradministratie voor de auto van de zaak.
Privékilometers
Ondernemers en werknemers met een auto van de zaak moeten een bijtelling doen bij hun winst of loon. Behalve wanneer met de auto in een kalenderjaar niet meer dan 500 privékilometers worden gereden. Maar dat moeten de ondernemer en werknemer dan wel overtuigend kunnen bewijzen. Dat moet met een sluitende rittenregistratie. Het woon-werkverkeer mag daarin onder de zakelijke kilometers worden verantwoord.
Omrijdkilometers
Uitgangspunt voor de in de kilometeradministratie verantwoorde ritten is dat de meest gebruikelijke route wordt gereden. De Belastingdienst gebruikt bij een controle van een kilometeradministratie meestal een routeplanner. Wanneer meer kilometers zijn gereden omdat niet de meest gebruikelijke route is afgelegd, is sprake van omrijdkilometers. Voor deze ritten moet in de kilometeradministratie worden vermeld welke route is gereden.
Omrijdkilometers kunnen zakelijk zijn, maar ook privé. Als is omgereden omdat op de gebruikelijke route een vertraging was, is sprake van zakelijke omrijdkilometers. Maar wanneer van de route is afgeweken om de kinderen naar school te brengen, privéboodschappen te doen, de garage te bezoeken, etc. zijn de omrijdkilometers privékilometers.
Onderbouwen
Bij Hof Den Haag speelde recent een zaak waarbij in de kilometeradministratie ongeveer 3.800 omrijdkilometers werden verantwoord. Daarvan waren de gereden routes en bezochte adressen niet vermeld in de kilometeradministratie. Mede daardoor merkte het Hof deze kilometers aan als privékilometers, waardoor uiteraard het toegestane aantal van 500 privékilometers werd overschreden en terecht 22% van de cataloguswaarde bij het loon van de werknemer was geteld.