De factuur neemt in de BTW een sleutelpositie in. Het is dan ook belangrijk of een geschrift kwalificeert als een BTW-factuur of niet.
Presterende ondernemer
De ondernemer die een goed levert en/of een dienst verricht, is in de BTW de presterende ondernemer. Voor de presterende ondernemer markeert de BTW-factuur het moment waarop de BTW aan de Belastingdienst moet worden afgedragen.
De presterende ondernemer moet uiterlijk op dag 15 van de maand volgend op de maand waarin goederen zijn geleverd of diensten zijn verricht, de BTW-factuur uitreiken. De op deze factuur vermelde BTW moet aan de Belastingdienst worden afgedragen in het aangiftetijdvak (kalendermaand of -kwartaal) waarin de BTW-factuur is uitgereikt.
Met uitreiken wordt bedoeld dat de BTW-factuur daadwerkelijk aan de afnemende ondernemer moet worden overhandigd. Dat kan fysiek, per post of elektronisch.
Als de presterende ondernemer te laat, helemaal geen of een gebrekkige BTW-fatuur uitreikt, kan de Belastingdienst per afzonderlijk gebrek een verzuimboete opleggen van maar liefst € 2.639 (bij herhaaldelijke en/of grove fouten van zelfs € 5.278!). Bij meerdere fouten in verschillende facturen loopt deze boete al snel heel fors op.
Als sprake is van grove schuld of opzet kan een vergrijpboete worden opgelegd. En bij nog ernstiger overtredingen is zelfs (fiscaal)strafrechtelijke vervolging mogelijk (bijvoorbeeld voor valsheid in geschrifte).
Tot slot kunnen gebreken in BTW-facturen er, naast de hiervoor beschreven straffen, toe leiden dat de fiscale bewijslast wordt omgekeerd.
Afnemende ondernemer
Voor de ondernemer die het goed of de dienst afneemt, is de factuur een voorwaarde om de betaalde BTW af te kunnen trekken. Dat een gebrek in de factuur niet direct leidt tot weigering van de aftrek van BTW besliste onlangs het Hof van Justitie. Zie ons artikel Ondanks gebrekkige BTW-factuur toch aftrek.
De voorwaarden waar een BTW-factuur aan moet voldoen beschrijven wij in onze notitie De factuur in de BTW.
Notarisafrekening geen BTW-factuur
Bij de levering van onroerend goed is een notariële akte noodzakelijk. Deze akte vermeldt in bijna alle gevallen in hoeverre en op welke wijze de transactie wordt belast met BTW (en/of met overdrachtsbelasting). De Hoge Raad besliste onlangs dat een notariële akte niet kwalificeert als een BTW-factuur. Daarmee komt de Hoge Raad terug op jarenlange vaste rechtspraak; de Hoge Raad is “om gegaan”.
Dat betekent dat de ondernemer die onroerend goed levert vanaf nu weer zelf op tijd een complete BTW-factuur moet uitreiken. Dat hoeft, zoals hiervoor al aangegeven, niet gelijktijdig met het passeren van de notariële akte. Op basis van deze factuur moet de BTW worden afgedragen.
De afnemende ondernemer heeft deze factuur nodig om de BTW af te kunnen trekken. Naast een correcte BTW-factuur moet overigens nog aan een aantal andere voorwaarden worden voldaan om te komen tot aftrek van de BTW.
Ook als de heffing van de BTW naar de afnemer wordt verlegd, moet tijdig een BTW-factuur worden uitgereikt. Zowel de afdracht van de BTW als de aftrek (mits aan alle voorwaarden is voldaan) worden dan verwerkt in de BTW-aangifte van de afnemer.