Voor het privégebruik van een door de werkgever aan een werknemer ter beschikking gestelde personen- of bestelauto moet een bijtelling bij het loon worden gedaan. Die bijtelling mag alleen achterwege blijven wanneer de werknemer doet blijken dat met de auto op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden (privé-kilometers) zijn gereden.
Hetgeen we in deze notitie beschrijven kan niet één op één worden toegepast op de auto van de zaak van een ondernemer.
Kilometeradministratie
Het bewijs dat niet meer dan 500 privékilometers zijn gereden, kan worden geleverd door middel van een sluitende kilometeradministratie. Deze kilometeradministratie moet voldoen aan de daar aan gestelde voorwaarden. Een sluitende kilometeradministratie betekent dat er alle in een kalenderjaar met de auto gereden kilometers in moeten zijn verantwoord.
De Belastingdienst controleert een kilometeradministratie onder andere door deze af te zetten tegen:
- het brandstofverbruik (tankbeurten);
- de onderhoudsintervallen;
- de plekken waar de berijder bekeuringen heeft ontvangen;
- de agenda van de berijder.
Kilometers
Onderscheid wordt in de kilometeradministratie gemaakt tussen:
- privékilometers
- zakelijke kilometers
- kilometers in het kader van het regelmatige woon-werkverkeer (deze woon-werkkilometers worden voor de loon- en inkomstenbelasting aangemerkt als zakelijke, maar voor de BTW als privé-kilometers)
Meerdere auto’s
Als aan een werknemer in een kalenderjaar meerdere auto’s ter beschikking zijn gesteld, moet voor alle auto’s worden bijgeteld. Ook wanneer de auto’s gelijktijdig ter beschikking van de werknemer hebben gestaan.
Het ter beschikking hebben van meerdere auto’s komt uiteraard geregeld voor wanneer de werknemer als directeur-grootaandeelhouder (dga) de zeggenschap heeft bij de werkgever. In het algemeen wordt het aantal auto’s waarvoor moet worden bijgeteld dan beperkt tot het aantal rijbewijzen in het gezin van de DGA.
Bij reguliere werknemers komt het ter beschikking hebben van meerdere auto’s bijvoorbeeld voor:
- in een jaar waarin de werknemer een andere (nieuwe) auto gaat berijden;
- wanneer de werknemer tijdelijk in een vervangende auto rijdt (bijvoorbeeld om tijdens de vakantie over een ruimer voertuig te beschikken).
500 kilometer per jaar
Het maximum van 500 privé-kilometers geldt per kalenderjaar. Als de werknemer slechts een deel van een kalenderjaar een auto van de zaak ter beschikking staat, wordt het uit de kilometeradministratie blijkende aantal privé-kilometers naar tijdsgelang herrekend (voorbeeld 1, hierna).
Als het hele jaar een auto ter beschikking staat, moet de kilometeradministratie voor het hele jaar sluitend worden bijgehouden. Met een voor een deel van een kalenderjaar bijgehouden kilometeradministratie kan niet worden bewezen dat in het kalenderjaar minder dan 500 privé-kilometers zijn gereden (voorbeeld 2, hierna).
Voorbeeld 1
Een werknemer krijgt op 1 september de beschikking over een auto. Uit de kilometeradministratie blijkt dat tot 31 december 350 privé-kilometers zijn gereden.
Geëxtrapoleerd naar het kalenderjaar bedraagt het aantal privé-kilometers: (12/4) * 350 = 1.050. Dat is meer dan 500. De werknemer moet bijtellen.
Voorbeeld 2
Een werknemer ruilt op 1 augustus de ter beschikking gestelde auto in voor een nieuwe.
- 1-1 tot 1-8: kilometeradministratie (privé-kilometers: 50), daarna niet;
- 1-1 tot 1-8: geen kilometeradministratie, daarna wel (privé-kilometers: 75);
- hij houdt over het hele jaar een kilometeradministratie bij waaruit blijkt dat minder dan 500 privé-kilometers zijn gereden.
Alleen in de laatstgenoemde situatie mag de werknemer de bijtelling achterwege laten. In beide andere situaties moet de werknemer voor beide auto’s bijtellen.
Gelijktijdig meerdere auto’s
Een werknemer die gelijktijdig meerdere auto’s beschikbaar heeft, kan voor de ene auto wel en voor de andere niet een sluitende kilometeradministratie bijhouden.
Voorbeeld 3
Een werknemer (DGA) rijdt in 2 auto’s van zijn B.V. Geen kilometeradministratie voor auto A. Voor auto B: de sluitende kilometeradministratie over het hele jaar: minder dan 500 privé-kilometers. Deze werknemer hoeft alleen voor auto A bij te tellen.
Voorbeeld 4
Als auto A wordt ingeruild door auto C geldt voor auto A en auto C hetgeen hiervoor bij voorbeeld 2 is geschetst.
Vervangende auto
Voor de vervangende auto moet worden bijgeteld, naast de doorlopende bijtelling voor de reguliere auto van de werknemer. Dat is alleen anders wanneer de reguliere auto de werknemer tijdens de vervanging niet meer ter beschikking staat. Als de auto ter beschikking staat, is niet van belang of de werknemer daadwerkelijk in de auto rijdt.
Brancheregeling TVL
Met de Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen (VNA) heeft de Belastingdienst de Brancheregeling Tijdelijk Vervangend Leasevoertuig (TVL) gesloten. Alleen voor het vervangend voertuig hoeft te worden bijgeteld indien:
- tijdens de periode van vervanging de papieren en de sleutels van de auto bij de werkgever (of de leasemaatschappij) worden ingeleverd;
- de niet terbeschikkingstelling schriftelijk tussen werkgever en werknemer wordt vastgelegd en die;
- bij de loonadministratie wordt bewaard.
Deze regeling mag alleen worden toegepast in de branche waarmee de afspraak is gemaakt. De regeling geeft uiteraard wel een goede indicatie van de voorwaarden waaronder de Belastingdienst bereid is om afspraken te maken over het achterwege laten van bijtellingen in vergelijkbare gevallen.
Door de verwevenheid met de B.V. kan een DGA deze regeling niet toepassen.