Elektronisch factureren is in het kader van de BTW toegestaan. Voorwaarde is dat de afnemer de elektronische factuur aanvaardt. Maar dat hoeft niet expliciet. Als de afnemer de elektronische factuur zonder commentaar in zijn administratie verwerkt en het verschuldigde bedrag betaalt, wordt hij geacht de elektronische verzending te hebben aanvaard.
Elektronisch factureren
Met elektronisch factureren wordt bedoeld dat de factuur in plaats van op papier via een elektronische weg door de presterende ondernemer wordt verzonden naar de afnemer. De waarschijnlijk meest voorkomende en wellicht ook meest eenvoudige manier van elektronisch factureren is het verzenden per e-mail van een in een pdf-bestand opgemaakte factuur.
De ondernemer die de factuur verzendt, mag zelf bepalen op welke manier dat geschiedt. Enige voorwaarde is dat, vanaf het tijdstip van uitreiken van de factuur tot het einde van de bewaartermijn (zie ook onze factsheet over bewaarplicht), de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur moeten zijn gewaarborgd. Authenticiteit wil zeggen dat vastgesteld moet kunnen worden dat de factuur door de presterende ondernemer is verzonden. De elektronische factuur is integer als kan worden vastgesteld dat er niets aan is veranderd.
Aan deze waarborgen wordt meestal voldaan door middel van een betrouwbaar controlespoor tussen de factuur en de verrichte prestatie. Met deze aan de wet ontleende formulering wordt bedoeld dat naast de elektronische factuur stukken als de offerte, de opdrachtbevestiging en het bewijs van betaling worden bewaard.
De waarborgen kunnen, maar dat hoeft niet, worden gegarandeerd door middel van:
- een geavanceerde elektronische handtekening;
- elektronische uitwisseling van gegevens (electronic data interchange).
In een brief van 8 juli 2016 bevestigt de Staatssecretaris van Financiën naar aanleiding van Kamervragen nog eens dat een elektronische handtekening niet nodig is voor een elektronische factuur, maar dat een betrouwbaar controlespoor voldoende is voor de waarborging van de authenticiteit en integriteit van een elektronische factuur.
Inhoud elektronische factuur
Uiteraard moet de inhoud van de elektronische factuur volledig voldoen aan alle voorwaarden die daar voor de heffing van BTW aan worden gesteld. Deze voorwaarden vindt u in onze factsheet over dit onderwerp.