De Belastingdienst heeft in een kennisgroepstandpunt uitgelegd hoe de doelmatigheidsgrens in de WKR werkt.
Vrije ruimte
De werkkostenregeling (WKR) kent een zogeheten vrije ruimte. Loonbestanddelen die door de werkgever worden aangewezen voor deze vrije ruimte, worden niet belast met loonbelasting. Voor zover het totaal van de in een jaar aangewezen loonbestanddelen de vrije ruimte overschrijdt, wordt het meerdere belast met 80% loonbelasting en die belasting is voor rekening van de werkgever (eindheffing).
De vrije ruimte bedraagt voor 2025: 1,18% van de loonsom, met dien verstande dat de vrije ruimte over de eerste € 400.000 van de loonsom wat hoger is: 2% van de loonsom.
De werkkostenregeling kent ook een aantal zogeheten gerichte vrijstellingen. Dat zijn loonbestanddelen die niet met loonbelasting worden belast, maar ook niet tot de vrije ruimte worden gerekend. Daarnaast is er een aantal forfaitaire (lagere) waarderingen, alsmede een aantal nihilwaarderingen.
Gebruikelijk?
De werkgever mag een loonbestanddeel voor de vrije ruimte aanwijzen, voor zover de vergoeding of verstrekking niet in belangrijke mate ongebruikelijk is. In belangrijke mate houdt in: voor 30% of meer. Dit is het gebruikelijkheidscriterium.
Sinds 2014 bevat het Handboek Loonheffingen voor deze gebruikelijkheidstoets een “veilige haven”. Dat is de doelmatigheidsgrens. In het Handboek Loonheffingen 2025 wordt de doelmatigheidsgrens als volgt omschreven: Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van in totaal maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwen wij als gebruikelijk. De afwijking van 30% geldt niet voor dit bedrag.
Let op: Het bedrag van € 2.400 geldt in alle redelijkheid. Dit bedrag geldt bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager is dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag, of als stagiair.”
Uit het kennisgroepstandpunt blijkt dat de doelmatigheidstoets niet aan de orde is, voor zover de vergoeding of verstrekking al voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium. Dit wordt toegelicht met een aantal voorbeelden.
Een werknemer die bijvoorbeeld een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer ontvangt van € 1.500 en een bonus van € 2.000 kan voor de bonus gebruik maken van het doelmatigheidscriterium omdat de reiskostenvergoeding kwalificeert voor een gerichte vrijstelling.
Met dit kennisstandpunt maakt de Belastingdienst na 10(!) jaar wat duidelijker hoe het doelmatigheidscriterium werkt.