Uit onderzoek van het magazine Brisk blijkt dat 1 op de 13 BTW-ondernemers een naheffingsaanslag ontvangt. Per kwartaal verwacht de Belastingdienst 1,8 miljoen BTW-aangiften. Daarvan is een slordige 140.000 dan te laat. Dat kan betreffen het indienen van de aangifte, de betaling van de verschuldigde BTW of beiden. In ruim 80% van de gevallen is de betaling te laat. In veel gevallen gaat het om startende ondernemers.
We zetten de belangrijkste regels voor je op een rij. Onze boodschap: stel het maken van je BTW-aangifte niet uit tot het laatste moment en doe je betaling een paar dagen voor de deadline. Te late aangifte en/of betaling leidt onherroepelijk tot boetes! De wet- en regelgeving bieden op dit terrein weinig ruimte voor coulance.
Aangiftetijdvakken
Voor de heffing van BTW hanteert de Belastingdienst 3 mogelijke tijdvakken:
- kalendermaand;
- kalenderkwartaal;
- kalenderjaar.
Hoofdregel is dat de BTW-aangifte per kalenderkwartaal wordt gedaan. Deze kwartaalaangiften moeten worden ingediend in de maand volgende op het einde van het kwartaal. En in die maand moet de verschuldigde BTW ook zijn betaald.
- eerste kwartaal (januari, februari maart): aangifte indienen en betalen in april;
- tweede kwartaal (april, mei juni): aangifte indienen en betalen in juli;
- derde kwartaal (juli, augustus, september); aangifte indienen en betalen in oktober;
- vierde kwartaal (oktober, november, december) aangifte indienen en betalen in januari.
Wanneer een ondernemer meerdere keren niet of niet op tijd voldoet aan de BTW-verplichtingen, kan de Belastingdienst het aangiftetijdvak wijzigen in maandaangiften. De ondernemer kan ook verzoeken om per kalendermaand BTW-aangifte te mogen doen. Dat is vooral interessant wanneer BTW wordt terugontvangen.
Maandaangiften moeten worden ingediend in de kalendermaand volgend op de maand waarop de aangifte betrekking heeft. En uiteraard moet de verschuldigde BTW ook in die maand worden betaald. De maandaangifte over april moet zijn ingediend in mei en de BTW moet dan in mei zijn betaald.
Wanneer doe je op tijd aangifte?
De BTW-aangifte dien je in via elektronische weg. Met een eigen gebruikersnaam en wachtwoord heb je toegang tot jouw aangiften in het (aangifte)portaal op de website van de Belastingdienst. De aangifte is dan ingediend zodra je, nadat je de aangifte hebt ingevuld, op de button “verzenden” hebt geklikt. Je aangifte is op tijd wanneer die op de laatste dag van de maand uiterlijk om 23:59 uur door de Belastingdienst is ontvangen.
Meestal ontvang je dan een bevestiging in de vorm van een e-mail. En de ingediende aangifte wordt met datum en tijd vermeld in het lijstje met de ingediende aangiften. Je kunt een pdf-bestandje genereren van je aangifte, waarop de datum en het tijdstip van de indiening worden vermeld, maar dit kan alleen vóórdat je de aangifte afsluit.
Startende ondernemers ontvangen meestal een startersaangifte. Die BTW-aangifte kan niet via elektronische weg worden ingediend. Je moet dan het papieren aangiftebiljet invullen en terugsturen aan de Belastingdienst. Dat moet je doen vóór de op het papieren aangiftebiljet vermelde inleverdatum. Voor de betaling van de op een startersaangifte verschuldigde BTW moet je de (naheffings)aanslag afwachten.
Wanneer betaal je op tijd?
Als je BTW-aangifte leidt tot een te betalen bedrag, moet je zelf actie ondernemen om dit bedrag op tijd te betalen. De BTW is een afdrachtbelasting. De Belastingdienst legt geen aanslag op.
Voor de tijdigheid van je betaling is beslissend de dag waarop je betaling wordt bijgeschreven op de bankrekening van de Belastingdienst. Als je op de laatste dag van de maand betaalt en je betaling pas de volgende dag op de bankrekening van de Belastingdienst wordt bijgeschreven, heb je te laat betaald. Houd met de betaling van BTW dan ook rekening met de tijd die de banken nodig hebben voor de verwerking van je betaling.
Het is belangrijk dat je de betaling van je BTW verricht exact conform de instructies die de Belastingdienst daar voor geeft. Natuurlijk moet je op het juiste rekeningnummer betalen. Maar je moet ook het juiste betalingskenmerk gebruiken. De verwerking van betalingen geschiedt bij de Belastingdienst namelijk volautomatisch. Wanneer je betaling niet aan je aangifte wordt gelinkt, gaat de (computer van de) Belastingdienst er vanuit dat je niet hebt betaald en zal automatisch een boete worden opgelegd.
Foutje
Je kunt je BTW-aangifte maar één keer indienen. Zodra je op de button “verzenden” hebt gedrukt, is de aangifte definitief weg. Als je er daarna achter komt dat in de aangifte een foutje zit, kun je de aangifte niet nog een keer indienen. Je moet het foutje dan herstellen met een suppletieaangifte. Als in de aangifte een te hoog bedrag aan te betalen BTW is verwantwoord, is het verstandig om dit hogere bedrag te betalen. Het teveel betaalde ontvang je dan naar aanleiding van de suppletieaangifte terug.