Deponeren jaarrekening bij de KvK (update 4 mei 2020)

Aangezien sprake is van een uitgebreide notitie adviseren wij u deze hier in pdf-format te downloaden.

Het Burgerlijk Wetboek verplicht organisaties om elk jaar hun jaarrekening openbaar te maken door middel van deponering bij de Kamer van Koophandel (KvK).

In deze versie van deze notitie zijn toegevoegd de in het kader van de coronacrisis vastgestelde tijdelijke afwijkingen van de regels rond het vaststellen en deponeren van jaarrekeningen. Deze afwijkingen worden cursief weergegeven.

Wie?

De verplichting tot deponering van de jaarrekening rust onder andere op:

• NV’s en BV’s;
• coöperatieve verenigingen;
• onderlinge waarborgmaatschappijen;
• vennootschappen onder firma (VOF) en commanditaire vennootschappen (CV), waarvan alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennoten zijn.
• stichtingen en verenigingen, die een onderneming drijven en jaarlijks minstens € 6 miljoen omzetten;
• buitenlandse rechtspersonen met een vestiging in Nederland, die in hun land van herkomst ook moeten publiceren;

Vrijgesteld van publicatieplicht zijn de:

• dochtermaatschappij waarvoor de moedermaatschappij een aansprakelijkheidsverklaring afgeeft (“403-verklaring”);
• pensioen- en stamrecht-B.V. in de klasse micro of klein, die geen winst beoogt (deponeren een accountantsverklaring).

Deadline

Het proces rond de jaarrekening van een BV omvat de volgende handelingen:

1. opmaken van de jaarrekening;
2. voorleggen aan de aandeelhouders;
3. vaststellen door de aandeelhouders;
4. deponeren bij de KvK.

1. Opmaken jaarrekening

Hoofdregel: binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar moet het bestuur van de rechtspersoon de jaarrekening opmaken en voorleggen aan de aandeelhouders[1].

Uitzondering: als er bijzondere omstandigheden zijn, kunnen de aandeelhouders (de Algemene Vergadering) het bestuur maximaal 5 maanden uitstel geven voor het opmaken van de jaarrekening. Meestal wordt het verlenen van dit uitstel geformaliseerd in een akte van notulen van een Algemene Vergadering.

De jaarrekening is definitief opgemaakt nadat deze door alle bestuurders is ondertekend.

In verband met de coronacrisis is de bevoegdheid om te besluiten tot uitstel voor het opmaken van de jaarrekening tijdelijk tevens toegekend aan het bestuur van de BV[2]. Voor uitstel door het bestuur is niet vereist dat sprake is van bijzondere omstandigheden.

Als het bestuur dit besluit neemt, heeft de Algemene Vergadering geen mogelijkheid tot verlenging.

2. Voorleggen

De jaarrekening wordt aan de aandeelhouders voorgelegd door het uitschrijven van een Algemene Vergadering waarin het vaststellen van de jaarrekening wordt geagendeerd.

3. Vaststellen jaarrekening

Nadat het bestuur de jaarrekening heeft opgemaakt en voorgelegd, moeten de aandeelhouders deze binnen 2 maanden vaststellen. Meestal wordt het vaststellen van de jaarrekening geformaliseerd in een akte van notulen van een Algemene Vergadering[3].

4. Deponeren

Het deponeren van de jaarrekening is de toezending aan de KvK, met het verzoek om die openbaar te maken. Deponering moet plaatsvinden binnen 8 dagen nadat de jaarrekening in de Algemene Vergadering is vastgesteld[4], met dien verstande dat de jaarrekening in elk geval moet zijn gedeponeerd binnen 12 maanden na het einde van het boekjaar[5][6].

Deze termijnen in schema’s, indien het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar.

Schema 1 Opmaken zonder uitstel

Schema 2: Opmaken met uitstel

LET OP: als alle aandeelhouders ook bestuurder of commissaris van de rechtspersoon zijn, geldt de ondertekening van de jaarrekening tevens als de vaststelling van de jaarrekening. Dan vervallen de 2 maanden die de aandeelhouders hebben om de jaarrekening vast te stellen.

In de statuten mag van deze regeling worden afgeweken en dan gelden de 2 maanden voor vaststelling van de jaarrekening wel (schema 1 en 2).

Schema 3: Alle aandeelhouders tevens bestuurder/commissaris; geen uitstel

Schema 4: Alle aandeelhouders tevens bestuurder/commissaris; uitstel

Sanctie

Het niet of niet op tijd deponeren van de jaarrekening kan de volgende twee sancties tot gevolg hebben.

1. Als de onderneming failliet gaat, kunnen de bestuurders van de onderneming eenvoudiger persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor de schulden van de rechtspersoon (bestuurdersaansprakelijkheid).[7]
2. Het Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst kan een onderzoek instellen, dat kan resulteren in strafrechtelijke vervolging. Als een economisch delict wordt vastgesteld, kunnen straffen van enkele duizenden euro’s worden opgelegd.

Het niet (tijdig) openbaar maken van de vastgestelde jaarrekening geldt niet als kennelijk onbehoorlijke taakvervulling door het bestuur als[8]:

• door uitstel van een algemene vergadering of
• door andere oorzaken,

die een gevolg zijn van COVID-19.

Dat geldt ook indien ten gevolge van het virus de jaarrekening niet kan worden opgesteld of niet door de accountant kan worden gecontroleerd.

Het bestuur van de vennootschap wordt, ondanks COVID-19, wel geacht te voldoen aan de boekhoudplicht.[9]

Wat?

Welke informatie bij de KvK moet worden gedeponeerd, hangt af van de grootte van de onderneming. Bij een micro-onderneming volstaat een beperkte balans. Een kleine onderneming moet een verkorte balans met een beperkte toelichting publiceren.

Op middelgrote en grote ondernemingen rust de plicht om een uitgebreidere set aan informatie openbaar te maken.

Je accountant kan je precies vertellen tot welke categorie uw onderneming behoort en welke informatie u wel en niet in de publicatiestukken moet opnemen.

Hoe?

Micro- en kleine ondernemingen deponeren hun jaarrekening bij de KvK via elektronische weg. Dat kan via een online service op de website van de KvK (www.kvk.nl) of via daarvoor geschikte financiële software.

Middelgrote en grote ondernemingen deponeren via daarvoor geschikte financiële software (SBR).

Deze notitie is bedoeld om een regeling in grote lijnen uiteen te zetten. Met het oog op de leesbaarheid zijn zaken daarom vereenvoudigd weergegeven. VWG is daarom niet aansprakelijk voor de gevolgen van handelingen die naar aanleiding van deze notitie wel of niet zijn uitgevoerd.

[1] Artikel 2:210 BW.

[2] Dit is vastgelegd in de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid. Deze wet vervalt (grotendeels) op 1 september 2020, maar dit tijdstip kan met telkens 2 manden worden verschoven.

[3] De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid bevat bepalingen op grond waarvan een Algemene Vergadering digitaal kan worden gehouden. Wij beschrijven deze regels niet in de onderhavige notitie.

[4] Artikel 2:394, lid 1 BW.

[5] Artikel 2:394, lid 3 BW.

[6] In de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid wordt de regel dat de jaarrekening uiterlijk 12 maanden na afloop van het boekjaar openbaar moet zijn gemaakt, (vooralsnog) niet gewijzigd.

[7] Artikel 2:248, lid 2 BW.

[8] Artikel 22 van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid.

[9] Artikel 2:10 BW.