BTW-ondernemers mogen de BTW op ingekochte prestaties aftrekken. Dat mag voor zover die prestaties worden gebruikt voor door de ondernemer verrichte, met BTW belaste handelingen. Daarnaast moet er een kwalificerende BTW-factuur liggen.
Uitsluiting aftrek
Het doel van de BTW is dat deze belasting drukt op het ge- of verbruik (de consumptie) van goederen en diensten. Een eindgebruiker, meestal aangeduid als particulier, heeft daarom geen recht op aftrek van BTW.
Er zijn echter ook situaties denkbaar waarin dit eindgebruik plaatsvindt binnen de onderneming. In die situaties mag de BTW-ondernemer de BTW die drukt op de inkoop van dergelijke prestaties toch niet aftrekken. Dit betreft:
- BTW die drukt op het verstrekken van spijzen en dranken in een horecagelegenheid aan personen die daar kort verblijf houden (“horeca-BTW“);
- de toepassing van het Besluit Uitsluiting Aftrek omzetbelasting (BUA).
Horeca-BTW
De BTW, die je betaalt wanneer je met een klant uit eten gaat, op een borrel met je personeel in een kroeg of tijdens een feestavond in een horecagelegenheid, is niet aftrekbaar. Alleen de BTW op de spijzen en dranken, alsmede de direct daarmee verband houdende prestaties, is niet aftrekbaar. Deze aftrekuitsluiting staat in de wet; niet in het BUA. De hierna genoemde doelmatigheidsdrempel is dan ook niet van toepassing; horeca-BTW is in beginsel nooit aftrekbaar.
Wanneer je het personeels- of jublieumfeest op je bedrijfslocatie door een cateraar laat verzorgen, is de kans groot dat je bedrijfslocatie voor deze gelegenheid als horecagelegenheid wordt gezien. In dat geval is de BTW op de verstrekte spijzen en dranken niet aftrekbaar.
Haal je bijvoorbeeld broodjes voor tijdens een lunchvergadering of pizza in verband met overwerk, dan is geen sprake van niet-aftrekbare horeca-BTW. Hetzelfde geldt voor de op kantoor verstrekte koffie, thee, enzovoorts. De prijzen en dranken worden dan immers niet genuttigd in een horecagelegenheid. Maar op deze inkopen is uiteraard wel het BUA van toepassing.
BUA
In het BUA gaat het om ingekochte goederen en diensten die in de onderneming worden gebruikt voor het:
- voeren van een zekere staat;
- geven van relatiegeschenken of doen van giften (wanneer de begiftigde de BTW niet had kunnen aftrekken wanneer hij of zij de prestatie zelf had ingekocht);
- aan het personeel van de ondernemer verstrekken van loon in natura.
Voor beide laatste categorieën geldt een doelmatigheidsdrempel van € 227. Zo lang de totale kostprijs van de verstrekkingen in een kalenderjaar per werknemer (of per begiftigde) minder dan € 227 bedraagt, wordt het BUA niet toegepast (en is de BTW aftrekbaar).
Het BUA kent een specifieke regeling voor het verstrekken van spijzen en dranken vanuit een bedrijfskantine. Van een “bedrijfskantine” is voor deze regeling al snel sprake.
Bijzondere behoefen
In 1997 heeft het Europese Hof van Justitie in het als Fillibeck bekend geworden arrest beslist dat de aftrek van BTW niet mag worden beperkt wanneer bijzondere behoeften van de onderneming de werkgever dwingen tot het doen van de uitgaven.
De toepassing van dit arrest is recent aan de orde in een zaak bij Hof Arnhem-Leeuwarden. Het gaat om huisvesting van buitenlandse uitzendkrachten. Het uitzendbureau brengt deze mensen onder in hotels, pensions en vakantiewoningen in de buurt van hun werkplek. De verstrekking van huisvesting wordt in het BUA genoemd. De Belastingdienst weigert daarom de aftrek van de BTW die drukt op de inkoop van de huisvesting van de uitzendkrachten.
Het uitzendbureau is, mede op grond van Fillibeck, van mening dat de BTW wel aftrekbaar is. De huisvestingskosten dienen primair uitsluitend het ondernemingsbelang van het uitzendbureau. Het Hof beslist echter, in navolging van de Rechtbank, dat het uitzendbureau niet voldoende aannemelijk heeft gemaakt dat bijzondere omstandigheden haar dwongen tot het verzorgen en voor haar rekening nemen van de kosten van de huisvesting van de buitenlandse werknemers. Het hof overweegt dat de werknemers zelf kiezen om voor de uitzender te werken. Bovendien hebben ze de keuze om al of niet gebruik te maken van de door hun werkgever geregelde huisvesting.
Een belangrijke les uit deze uitspraak is dat je als BTW-ondernemer alle moeite moet doen om je BTW-aftrek te onderbouwen. De bewijslast dat sprake is van bijzondere omstandigheden rust volledig op jou. In deze casus had de ondernemer wellicht veel meer moeten benadrukken dat de werknemers wellicht juridisch een keuze hadden om geen gebruik te maken van de huisvesting, maar dat dit in de praktijk nooit gebeurt. Daarnaast had de werkgever wellicht eisen uit het arbeidsrecht in stelling kunnen brengen.
In 2015 beslist Hof Amsterdam hetzelfde ten aanzien van de aftrek van BTW op broodjes die worden genuttigd tijdens het vaktechnische overleg van een kantoor met advocaten, notarissen en fiscalisten. Belanghebbende heeft in deze zaak Fillibeck niet instelling gebracht. Maar het Hof beslist ambtshalve dat het ook op basis van Fillibeck de aftrek niet had toegestaan.