Boetes van uw chauffeurs: (on)mogelijkheden

boetes chauffeurs vwgnijhof

In het internationaal transport heeft u soms te maken met omvangrijke boetes. Vaak worden deze boetes gedragen door u als werkgever. Een flinke strop voor u of zijn er mogelijkheden?

Met de definitieve invoering van de werkkostenregeling (WKR) per 1 januari 2015 zijn belastingvrije vergoedingen van geldboeten niet meer mogelijk. Daarbij maakt het ook niet langer uit of het een binnenlandse of een buitenlandse boete is. Wettelijk is namelijk bepaald dat boeten niet ten laste van de vrije ruimte mogen komen. U moet de boetes op de werknemer verhalen of ze individueel bij de werknemer met loonbelasting belasten.

WKR

Binnen de WKR kunt u vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte. Aangewezen vergoedingen en verstrekkingen zijn niet belast tot 1,2% van de totale fiscale loonsom. Daarboven vindt belastingheffing plaats tegen een eindheffingstarief van 80%.

Voorbeeld:

De fiscale loonsom van uw bedrijf is € 900.000. U mag voor uw werknemers in totaal maximaal € 10.800 aanwijzen als onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Over alles wat u meer verstrekt betaalt u 80% eindheffing.
Wanneer u € 20.000 in de vrije ruimte verstrekt, betaalt u over € 9.200 80% eindheffing. Dat komt neer op: € 7.360. In totaal zijn uw kosten € 27.360 (= € 20.000 + € 7.360).

Niet in vrije ruimte

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn wettelijk uitgesloten van de vrije ruimte. U moet deze vergoedingen en verstrekkingen daarom individueel bij uw werknemers belasten. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld de voor privédoeleinden ter beschikking gestelde auto, vergoedingen voor een woning, misdrijven en boeten.

Sommige boetes wel ten laste van de vrije ruimte

Voor sommige boeten is hierop door de Belastingdienst in het Handboek loonheffingen echter een uitzondering opgenomen. Als voldaan is aan het gebruikelijkheidscriterium mag de boete toch worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte. Dit betreft boeten die u, en dus niet uw werknemer zelf, heeft gekregen voor een overtreding van uw werknemer, en u verhaalt deze niet op uw werknemer.

De vergoeding moet voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium. Dat wil zeggen dat deze niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.

Let op! De uitzondering geldt zolang deze in het handboek loonheffingen is opgenomen. Informeer daarom jaarlijks bij uw adviseur of deze uitzondering nog steeds mogelijk is.

Boetes in risicosfeer werkgever

Sommige boetes vallen in de risicosfeer van u als werkgever. Een dergelijke boete vormt geen loon maar intermediaire kosten. Dit betekent dat u deze boete niet wordt belast met loonheffingen. U hoeft een dergelijke boete niet ten laste van uw vrije ruimte hoeft te brengen of individueel te belasten bij uw werknemer.
Naar onze mening valt een boete voor een te zwaar beladen vrachtwagen of een boete voor het ontbreken van papieren onder deze regeling.

Andere artikelen

Afbetaling coronaschulden

Met ingang van oktober 2022 moeten ondernemers hun coronaschulden aflossen aan de Belastingdienst. We zetten de regels die daarbij gelden voor je...

Restwaarde leasefiets

De Staatssecretaris van Financiën heeft in een besluit een goedkeuring gegeven voor de bepaling van de restwaarde van een “leasefiets”.

De belastingplannen voor 2023

Welke belangrijke fiscale voorstellen kwamen op Prinsjesdag 2022 uit het koffertje van minister Kaag van Financiën? Wij zetten de tien belangrijkste voor...