{"id":338,"date":"2016-05-10T13:19:16","date_gmt":"2016-05-10T11:19:16","guid":{"rendered":"https:\/\/vwg.nl\/uncategorized\/bewaarplicht-wat-bewaren-en-hoe-lang\/"},"modified":"2026-03-03T10:32:43","modified_gmt":"2026-03-03T09:32:43","slug":"aufbewahrungspflicht-was-muss-aufbewahrt-werden-und-wie-lange","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/vwg.nl\/de\/bewaarplicht-wat-bewaren-en-hoe-lang\/","title":{"rendered":"Aufbewahrungspflicht: Was muss aufbewahrt werden und wie lange?"},"content":{"rendered":"<p><a href=\"https:\/\/vwg.nl\/wp-content\/uploads\/20151021_factsheet_VWGNijhof.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-6803\" src=\"https:\/\/vwg.nl\/wp-content\/uploads\/Factsheet-VWG-1.jpg\" alt=\"\" width=\"1200\" height=\"628\" \/><\/a><\/p>\n<p>Den vollst\u00e4ndigen Text dieses Factsheets im PDF-Format finden Sie <a href=\"https:\/\/vwg.nl\/wp-content\/uploads\/Wat-moet-je-bewaren-en-hoe-lang.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">hier<\/a>.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><em>Jeder wei\u00df ja, dass das Finanzamt die Aufbewahrung von Unterlagen vorschreibt (Aufbewahrungspflicht). Aber f\u00fcr wen gilt diese Aufbewahrungspflicht genau? Wie lange muss man alles aufbewahren und was genau? Und wie muss man diese Unterlagen dann aufbewahren?<\/em><\/p>\n<p><em> <\/em>Die Antworten auf diese Fragen findest du in diesem Merkblatt. Wir beschreiben ausschlie\u00dflich die steuerrechtlichen Vorschriften. Dabei unterscheiden wir zwischen:<\/p>\n<ul>\n<li>Privatpersonen und;<\/li>\n<li>Aufzeichnungspflichtige.<\/li>\n<\/ul>\n<h4><strong>Privatpersonen<\/strong><\/h4>\n<p>Personen, die nicht zur Aufbewahrung verpflichtet sind (Privatpersonen), unterliegen nicht der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Sie k\u00f6nnen grunds\u00e4tzlich selbst entscheiden, wann sie Unterlagen entsorgen.<\/p>\n<p>Es ist jedoch ratsam, Finanzunterlagen mindestens f\u00fcnf Jahre lang aufzubewahren. Denn das Finanzamt darf Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeitr\u00e4ge bis zu f\u00fcnf Jahre nach Ablauf eines Steuerjahres nachfordern. Wenn Sie sich erfolgreich gegen einen solchen Bescheid wehren wollen, m\u00fcssen Sie alle Belege zur Hand haben.<\/p>\n<p>F\u00fcr Eink\u00fcnfte, die au\u00dferhalb des Blickfelds der niederl\u00e4ndischen Steuerbeh\u00f6rden erzielt wurden (Auslandseink\u00fcnfte), gilt eine l\u00e4ngere Frist. Die Steuerbeh\u00f6rde kann in diesem Fall Nachforderungen bis zu zw\u00f6lf Jahre zur\u00fcckerheben.<\/p>\n<p>Es gibt noch weitere Situationen, in denen Privatpersonen gut daran tun, Dokumente l\u00e4nger als 5 Jahre aufzubewahren.<\/p>\n<ul>\n<li>Eine Leibrentenpolice und die Zahlungsbelege f\u00fcr die Pr\u00e4mien (bis zur Auszahlung der Police).<\/li>\n<li>Angaben zu einer Erbschaft (insbesondere wenn diese nicht (vollst\u00e4ndig) f\u00e4llig ist).<\/li>\n<li>Bei einer Schenkung auf Papier (Schuldanerkenntnis) muss der Beschenkte im Rahmen der Erbschaftssteuererkl\u00e4rung des Schenkers nachweisen k\u00f6nnen, dass die vereinbarte Rente tats\u00e4chlich gezahlt wurde (anhand von Kontoausz\u00fcgen).<\/li>\n<\/ul>\n<h4><strong>Zinsen f\u00fcr Eigenheim<\/strong><\/h4>\n<p>Die Belege f\u00fcr den Abzug von Zinsen und Kosten im Zusammenhang mit der (Hypotheken-)Schuld auf die steuerlich als Eigenheim geltende Wohnung m\u00fcssen bis f\u00fcnf Jahre nach vollst\u00e4ndiger Tilgung des (Hypotheken-)Darlehens aufbewahrt werden.<\/p>\n<p>Zu diesen Nachweisen geh\u00f6ren auch alle Rechnungen und Zahlungen, die mit dem geliehenen Betrag beglichen wurden. Der Oberste Gerichtshof hat k\u00fcrzlich best\u00e4tigt, dass die Steuerbeh\u00f6rde diese Nachweise jedes Jahr erneut von Ihnen anfordern darf.<\/p>\n<h4><strong>Aufzeichnungspflichtige<\/strong><\/h4>\n<p>Die Aufbewahrungspflicht gilt f\u00fcr alle, die zur F\u00fchrung von Aufzeichnungen verpflichtet sind (die <strong>(aufzeichnungspflichtig)<\/strong>. Das sind:<\/p>\n<ul>\n<li>Rechtstr\u00e4ger (BV, NV, Genossenschaft, Verein, Stiftung) und<\/li>\n<li>nat\u00fcrliche Personen, sofern sie:<\/li>\n<li>ein Unternehmen f\u00fchren oder einen Beruf aus\u00fcben und\/oder;<\/li>\n<li>Personal besch\u00e4ftigen und\/oder;<\/li>\n<li>Unternehmen von Ehepartnern, minderj\u00e4hrigen Kindern oder der eigenen GmbH zur Verf\u00fcgung stellen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Bei privaten Angelegenheiten ist der Aufzeichnungspflichtige nat\u00fcrlich eine Privatperson.<\/p>\n<h4><strong>Sanktion<\/strong><\/h4>\n<p>Bei Nichteinhaltung der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht droht die Sanktion der Umkehr der Beweislast. Das bedeutet, dass nicht die Steuerbeh\u00f6rde nachweisen muss, dass Sie Eink\u00fcnfte erzielt haben, sondern dass Sie nachweisen m\u00fcssen, dass Sie diese nicht erzielt haben.<\/p>\n<h4><strong>Wie lange?<\/strong><\/h4>\n<p>Aufbewahrungspflichtige m\u00fcssen die Unterlagen f\u00fcr einen Zeitraum von <strong>mindestens sieben Jahre<\/strong>. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres oder am Ende der gesamten Laufzeit eines Projekts und gilt f\u00fcr die Stammdaten.<\/p>\n<p>Die <strong>Stammdaten<\/strong> sind:<\/p>\n<ol>\n<li>das Hauptbuch,<\/li>\n<li>die Lagerverwaltung;<\/li>\n<li>die Debitorenbuchhaltung;<\/li>\n<li>die Kreditorenbuchhaltung;<\/li>\n<li>die Einkaufsabwicklung;<\/li>\n<li>die Verkaufsbuchhaltung;<\/li>\n<li>die Lohnbuchhaltung;<\/li>\n<li>Daten, die f\u00fcr die Besteuerung Dritter von Bedeutung sind.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Die <strong>Sonstige Angaben<\/strong> m\u00fcssen Sie ebenfalls 7 Jahre lang aufbewahren, k\u00f6nnen jedoch mit dem Finanzamt eine k\u00fcrzere Aufbewahrungsfrist vereinbaren. <u>VORSICHT!<\/u> Bei anderen Beh\u00f6rden kann f\u00fcr diese Daten jedoch die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren gelten.<\/p>\n<h4><strong>Immobilien<\/strong><\/h4>\n<p>F\u00fcr Unterlagen, die Immobilien betreffen, gilt eine Ausnahme. Hierf\u00fcr gilt eine Aufbewahrungsfrist von <strong>mindestens zehn Jahre<\/strong>. Diese Frist beginnt in dem Jahr, in dem Sie die Immobilie in Nutzung genommen haben. Im Hinblick auf die Frist f\u00fcr die Erhebung von Nachforderungsbescheiden ist es \u00fcbrigens ratsam, diese Unterlagen noch 5 Jahre l\u00e4nger aufzubewahren.<\/p>\n<h4><strong>Wie?<\/strong><\/h4>\n<p>Dokumente m\u00fcssen im Originalzustand aufbewahrt werden:<\/p>\n<ul>\n<li>Was in schriftlicher Form bei Ihnen eingeht, muss (ebenfalls) unver\u00e4ndert in schriftlicher Form aufbewahrt werden;<\/li>\n<li>Was elektronisch bei Ihnen eingeht, muss (ebenfalls) unver\u00e4ndert elektronisch aufbewahrt werden.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Nur unter strengen Auflagen d\u00fcrfen Sie Daten auf einen anderen Datentr\u00e4ger \u00fcbertragen (Konvertierung). Beispiele hierf\u00fcr sind physische Dokumente, die gescannt oder in den Computer eingegeben werden, oder der Wechsel des Computersystems.<\/p>\n<p>Eine Umwandlung ist nur zul\u00e4ssig, wenn die folgenden Bedingungen erf\u00fcllt sind:<\/p>\n<ul>\n<li>Alle Daten werden \u00fcbertragen;<\/li>\n<li>Der Inhalt wird w\u00f6rtlich \u00fcbernommen und korrekt wiedergegeben;<\/li>\n<li>Der neue Datentr\u00e4ger steht w\u00e4hrend der gesamten Aufbewahrungsfrist zur Verf\u00fcgung;<\/li>\n<li>Die Daten m\u00fcssen innerhalb einer angemessenen Frist reproduziert und lesbar gemacht werden k\u00f6nnen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Wenn Sie die oben genannten Bedingungen nicht erf\u00fcllen und dennoch Daten weiterverarbeiten, versto\u00dfen Sie gegen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht.<\/p>\n<p>Bei elektronisch eingehenden Rechnungen ist es nicht gestattet, die Dateien auszudrucken und anschlie\u00dfend vom Computer zu l\u00f6schen. Es sei denn, Ihr Buchhaltungsaufkommen ist so gering, dass eine \u00dcberpr\u00fcfung der ausgedruckten Dateien innerhalb einer angemessenen Frist erfolgen kann. Nur dann d\u00fcrfen Sie Ihre Datendateien l\u00f6schen. Um Probleme zu vermeiden, sollten Sie dies jedoch zun\u00e4chst mit dem Finanzamt abkl\u00e4ren.<\/p>\n<h4><strong>Authentizit\u00e4t und Integrit\u00e4t<\/strong><\/h4>\n<p>Die Steuerbeh\u00f6rde misst der Authentizit\u00e4t (der Echtheit der Herkunft) und der Integrit\u00e4t des Dateninhalts sehr gro\u00dfe Bedeutung bei.<\/p>\n<p>Die Steuerbeh\u00f6rde muss bei einer Pr\u00fcfung beispielsweise feststellen k\u00f6nnen, dass:<\/p>\n<p>\u2013     eine Rechnung in der Buchhaltung tats\u00e4chlich von dem betreffenden Lieferanten stammt;<\/p>\n<p>\u2013     diese Rechnung in der Buchhaltung in demselben Zustand vorliegt, in dem der Lieferant sie versandt hat.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><em>Der Zweck dieses Vermerks besteht darin, ein Schema zu skizzieren. Aus Gr\u00fcnden der Lesbarkeit wurde daher eine Vereinfachung vorgenommen. Die VWG haftet daher nicht f\u00fcr die Folgen von Ma\u00dfnahmen, die aufgrund dieses Vermerks ergriffen oder nicht ergriffen werden.<\/em><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>De volledige tekst van deze factsheet in pdf-format vindt u hier. &nbsp; Iedereen weet wel dat de Belastingdienst eist dat stukken worden bewaard (bewaarplicht). Maar voor wie geldt precies de bewaarplicht? Hoe lang dien je alles te bewaren en wat precies? Hoe moet je die stukken dan bewaren? De antwoorden op deze vragen vindt je [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"class_list":["post-338","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-uncategorized"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/vwg.nl\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/338","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/vwg.nl\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/vwg.nl\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/vwg.nl\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/vwg.nl\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=338"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/vwg.nl\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/338\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/vwg.nl\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=338"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/vwg.nl\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=338"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/vwg.nl\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=338"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}